Artisan, comment assurer la conformité des factures ?

Le processus de facturation couvre toutes les phases allant de l’envoi d’une demande de règlement à la réception du paiement. La facture constitue une preuve juridique d’une prestation ou d’une transaction commerciale, mais aussi un document comptable utile pour une gestion optimisée de la trésorerie. En effet, lors de contrôles effectués par les autorités fiscales, la facturation est soigneusement examinée. Comment les artisans peuvent-ils assurer la conformité de leurs factures ?

Choisir un logiciel de facturation à jour dans les réglementations

Pour améliorer la productivité des entreprises, les développeurs proposent une large variété de logiciels de facturations, incluant d’innombrables fonctionnalités. Pour un artisan, un logiciel de facturation permet de créer et de modifier des devis, ainsi que des factures plus rapidement. Cela leur permet de gagner énormément de temps.

Cette automatisation est d’ailleurs un excellent moyen d’éliminer les risques d’erreurs étant donné que les calculs se font de manière automatique. Selon le spécialiste de la gestion d’entreprise Obat, les documents générés par un logiciel de facturation sont conformes aux lois fiscales et anti-fraude. De plus, ils contiennent toutes les mentions nécessaires.

En dehors de la création de devis et de factures, l’outil intervient aussi dans l’organisation et le suivi des chantiers. Il facilite également le suivi des encaissements et des clients à travers des fonctions dédiées. L’artisan peut ainsi y retrouver toutes les informations relatives aux clients et aux fournisseurs, mais aussi s’assurer le suivi des paiements.

De même, il sera en mesure de programmer automatiquement les rappels clients. Pour tirer le meilleur parti d’un logiciel de facturation, il est conseillé de faire son choix selon ses besoins réels, les fonctions de l’outil et son budget. L’idéal serait de tester plusieurs logiciels avant de faire son achat.

Tenir des registres organisés !

Les entreprises doivent tenir des livres comptables qui enregistrent toutes les opérations quotidiennes réalisées au cours de l’exercice. Cela permettra de prendre les bonnes décisions commerciales et de faire des choix plus éclairés. Un artisan peut assurer la tenue de livres comptables lui-même ou se servir d’un logiciel de comptabilité.

Il convient de souligner que la conservation de certains documents administratifs et comptables est une obligation. Les délais de conservation varient souvent selon le lieu de constitution de l’entreprise. Dans tous les cas, il faut aussi garder des copies numériques de chaque facture.

Réduire les délais de facturation et automatiser les relances

La réduction des délais de paiement des factures est essentielle pour assurer une bonne santé financière à son activité. À cet effet, un artisan peut envoyer les factures aux clients le plus tôt possible et leur rappeler les dates d’échéance afin d’éviter les retards de paiement. Il peut également proposer un échelonnement pour les montants importants.

Si un client rate la date d’échéance, il est alors nécessaire d’automatiser les rappels de paiement des factures. À la fin ou au début du mois, des rappels automatiques peuvent être envoyés via un logiciel dédié pour gagner du temps.

La facturation est un processus qui mérite une grande attention, quel que soit le secteur d’activité. Pour éviter les erreurs, l’utilisation d’un logiciel de facturation est fortement recommandée. Non seulement il permet de gagner beaucoup de temps, mais il favorise aussi la fluidification de la trésorerie de l’entreprise. De plus, à l’approche de l’obligation de dématérialisation de la facturation, pourquoi ne pas la mettre en pratique dès maintenant ?