Quel matériel nécessaire pour organiser une conférence ?

La conférence a pour rôle d’informer, d’éduquer ou de donner de nouvelles idées à un auditoire. Ainsi, il faut prévoir au moins les matériels indispensables pour bien organiser cet événement d’entreprise. Lors de votre recherche d’un lieu pour une conférence, renseignez-vous sur la présence ou non des équipements suivants : 

Le vidéoprojecteur 

Le vidéoprojecteur est le premier matériel indispensable pour bien organiser une conférence. Que ce soit une séance d’information, de concertation ou encore de formation professionnelle, vous devez l’utiliser pour transmettre votre message à votre auditoire. 

Renseignez-vous préalablement auprès de la salle de conférence si elle est déjà équipée d’un vidéo projecteur. Si ce n’est pas le cas, il est recommandé de le louer. Ce n’est pas un détail à négliger, quelle que soit la superficie de l’espace de conférence. 

L’écran de projection 

Votre vidéoprojecteur ne servira à rien s’il n’y a pas d’écran de projection. Appelé également tableau de projection, l’écran de projection permet d’afficher les informations contenues dans votre diaporama ou slide. 

En effet, les textes, les vidéos, les images et les différentes illustrations projetés sur l’écran vont appuyer vos idées. L’assistance n’aura donc aucune difficulté à assimiler la formation, surtout si vous devez manier des chiffres et des statistiques lors de votre intervention orale. 

Encore une fois, n’oubliez pas d’assurer que la salle de conférence dispose de ce matériel avant de la choisir. À la limite, assurez-vous que la salle dispose d’un panneau mural de couleur neutre (blanc) pour servir d’écran de projection. 

Une connexion internet

La disponibilité d’une connexion WiFi est très importante dans n’importe quel événement d’entreprise, notamment lors d’une conférence. Elle est utile aussi bien aux personnes qui prennent la parole qu’à l’assistance. 

L’accès à Internet vous permet d’effectuer rapidement des recherches en cas de zone d’ombre ou lorsqu’un passage mérite plus d’arguments. Votre audience sera aussi en mesure de vérifier vos affirmations. 

Cela peut également servir au cas où certains intervenants devraient passer en visioconférence. Sans une bonne connexion WiFi, cette option ne sera pas envisageable. Donc, assurez-vous que la salle de réunion dispose d’un accès internet avant d’y organiser une conférence. 

Des équipements audio

Pensez également à vous équiper d’un matériel de sonorisation pour plus de commodité. Et sachez que cela ne dépend pas du nombre d’assistants prévus, ni de la taille du lieu de conférence. C’est toujours pratique d’avoir des équipements audio dans votre matériel de conférence. 

Un système de conférence inclut un micro président et plusieurs micros délégués. Veuillez également ajouter un amplificateur et un haut-parleur. Si la salle de conférence le permet, il vous est possible de choisir un modèle filaire. Sinon, il faut investir dans un système sans fil. D’ailleurs, ce dernier vous permet d’aménager la salle comme bon vous semble. Renseignez-vous auprès de professionnels de l’équipement audio si vous souhaitez en savoir plus sur le matériel adéquat.

Le jour J, prévoyez tout simplement une heure d’avance pour bien assurer les conditions d’audibilité dans la salle de conférence. 

Des prises électriques 

Comme vous pouvez le constater, il faut avoir accès à des prises électriques sur le lieu où va se dérouler la conférence. C’est également un matériel nécessaire pour le branchement des ordinateurs, du vidéo projecteur, de l’écran de projection et des équipements audio (micros, amplificateur, haut-parleur, etc.)

C’est bien dommage si vous avez prévu tous les matériels ci-dessus alors que la salle de conférence ne se prête pas à ce type d’installation électrique. Il va falloir trouver une source d’alimentation électrique et une prise à rallonge à la dernière minute. Ce qui pourrait être un véritable casse-tête.

Donc, une fois de plus, renseignez-vous sur la présence des prises électriques avant de valider votre choix du lieu de la conférence. 

La machine à eau et à café 

La machine à eau et la machine à café sont également des équipements indispensables pour une conférence. Si vous ne voulez pas voir votre public somnoler pendant votre intervention, il vaut mieux prévoir ces équipements. 

En effet, la conférence peut durer des heures avec une fréquence de pauses. Donc, si vous voulez réussir cet événement, n’hésitez pas à vous renseigner préalablement sur le fait que la salle soit bien équipée d’une machine à eau et à café. D’ailleurs, cela va favoriser une certaine convivialité entre les assistants pendant les pauses. 

Et pour terminer, sachez que cette liste de matériels nécessaire pour organiser une conférence est loin d’être exhaustive. Ce ne sont que les indispensables. Après, tout dépend du type et de l’envergure de l’événement d’entreprise, de sa durée et du lieu de la conférence. Vous pourriez avoir besoin des stylos et blocs-notes à partager aux participants, des appareils d’aération et de ventilation et bien d’autres encore.