Evénements d’entreprise : différents types et organisation

Dans le monde professionnel, on peut être amené pour diverses raisons à organiser des événements d’entreprise. Aussi importants les uns que les autres, ils font partie intégrante du plan d’action institutionnel, et marquent ainsi les grandes occasions célébrées en groupe.

En tant qu’organisateur axé sur l’événementiel, il faut savoir quel type d’événement est le plus approprié, et connaître de fond en comble les rouages du métier. Ce guide vous permettra de vous initier aux principes de l’organisation événementielle professionnelle.

L’importance des événements professionnels

L’événement professionnel, que l’on appelle communément événement d’entreprise, est une pratique essentielle à implémenter au sein de son espace de travail. En fonction de l’objectif ciblé par le chef de projet, ils peuvent être tour à tour instructifs, inspirants, motivants ou relaxants.

C’est ce caractère polyvalent qui en fait un atout de taille en entreprise. Grâce à cela, on apporte le maillon manquant à l’évolution harmonieuse du groupe de travail. Correctement exploitée, cette fenêtre créative se transforme en véritable levier de productivité.

Somme toute, c’est l’opportunité rêvée pour casser un rythme de travail trop soutenu, tout en apportant une réelle valeur ajoutée. On considère que c’est la meilleure approche pour réunir ses collaborateurs dans une atmosphère légère, tout en restant dans un cadre de travail.

Les différents types d’événement d’entreprise

Comme nous l’avons souligné plus haut, il existe plusieurs types d’événements d’entreprise. Chacun d’entre eux cible des objectifs bien précis, et répond à des impératifs propres. 

On distingue classiquement 5 types d’événements professionnels :

1 — Séminaires et rencontres formelles

L’organisation d’événements d’entreprise à caractère purement professionnel peut se faire sous forme de : 

• Séminaires et conventions : l’organisation de séminaires est une activité cyclique et régulière de la vie en entreprise. Ils permettent d’aborder les grands enjeux entre collègues dans un cadre professionnel. Ils peuvent réunir plusieurs entreprises du même secteur d’activité, et inclure les partenaires et les collaborateurs externes.
• Journées d’étude : en plus d’encourager la documentation et la formation, une journée d’étude a aussi pour but de se renseigner sur l’actualité et discuter des projets en cours. Elle est organisée le plus souvent en auditorium ou en salle de travail collective, et est destinée à de petits groupes.
• Conférences : ce sont des salons professionnels où se déroulent les présentations de produits, sont abordés les sujets importants et sont tenus les grands discours.

2 — Activités pour renforcer l’esprit d’équipe

Une activité de team building a pour principal objectif de potentialiser la cohésion d’équipe. L’organisation d’un événement dans ce sens doit se focaliser sur les relations interindividuelles, et la complémentarité des employés.

Par exemple, on peut proposer des énigmes à résoudre en groupe, ou des concours où plusieurs équipes doivent s’affronter. Ce type d’événement ouvre lieu à une communication active libre sans contraintes professionnelles.

Ces activités peuvent prendre un autre tournant en faisant un travail psychologique pour dénouer les conflits internes. Elles permettent également d’intégrer les nouveaux venus, et d’apprendre à mieux les connaître.

Quoi qu’il en soit, ces exercices s’avèrent très efficaces pour renforcer l’esprit d’équipe et motiver les employés au sein d’un groupe de travail.

3 — Sorties entre collègues

Que ce soit en intérieur ou en extérieur, les sorties entre collègues, ou afterworks, sont de réels boost motivationnels. Dans ce cas de figure, on souhaite relâcher les tensions dans une atmosphère relaxée et faire connaissance en dehors du travail.

Toutes les idées sont bonnes pour passer du temps de qualité. Les soirées d’entreprise, les déjeuners au restaurant ou la fameuse soirée gala sont de grands classiques. D’autres idées originales comme partir en randonnées ou organiser un voyage incentive sont tout aussi intéressantes.

4 — Événements majeurs

Il arrive que l’entreprise organise des événements internes lorsqu’elle franchit une étape clé ou pour célébrer une occasion marquante. À titre d’exemple, on peut célébrer la réussite d’un projet, un lancement de produit ou l’inauguration d’un nouvel espace.

Hormis les grandes festivités de fin d’année, on prévoit aussi des collations à l’occasion d’un nouveau recrutement, ou au contraire lors du départ d’un collègue qu’on tient à récompenser.

5 — Activités ludiques à thème

Parfois, un événement professionnel se présente sous forme d’une activité atypique. Pour ce faire, on réunit les employés autour d’un événement hebdomadaire ludique. Il peut s’agir d’événements sportifs, d’un tournoi de jeu de société ou autre.

Comment réussir un événement d’entreprise ?

Organiser un événement ou un séminaire d’entreprise ne s’improvise pas. En effet, quels que soient les objectifs attendus, rien ne doit être laissé au hasard et souvent une préparation rigoureuse s’impose.

Voici 3 conseils pour réussir à coup sûr un projet événementiel d’entreprise.

Définir le cadre de l’événement

Le cadre du séminaire doit correspondre à ses objectifs, mais aussi au public visé. Le choix du lieu idéal et des activités à organiser est donc assez délicat.

Tout d’abord, le coût du lieu de l’événement doit être pris en considération dans votre budget, tout comme la logistique nécessaire. Par ailleurs, il ne faudra pas oublier de prévoir la location de salle assez spacieuse pour accueillir l’ensemble de vos convives.

Ces deux éléments rayés de votre checklist, vous avez carte blanche. À vous de vous organiser selon qu’il s’agisse d’événements privés, de soirées événementielles, de soirées de gala, de festivals ou même un lieu atypique. Le plus important est d’atteindre vos objectifs.

Planifier le déroulement de l’événement

Il est possible de confier la planification de votre événement d’entreprise à une agence d’événementiel. C’est une solution clé-en-main qui gère l’ensemble des aspects organisationnels et techniques.

Autrement, les organisateurs de l’événement peuvent s’en charger. Durant cette étape, tout doit être pris en compte : les invitations des convives, la réservation du centre des congrès, la location de matériel, la location de salle, etc. 

Un bon organisateur ne laisse rien au hasard ! Il faut planifier l’événement dans les moindres détails, vérifier la disponibilité de l’équipe et consulter la météo si l’événement se fait en extérieur.

Trouver les meilleurs prestataires

Lors de l’organisation de vos événements, vous allez devoir faire appel à de nombreux prestataires. Toutefois, là aussi, on ne doit pas confier son événement au premier venu.

En effet, selon le type du projet et ses objectifs il y aura des exigences techniques et gastronomiques, pour les diverses activités et animations. 

Vous pourrez avoir besoin de différents prestataires pour s’occuper de la sonorisation ou de l’installation d’un projecteur. D’un autre côté, s’il y a des buffets et des repas au menu, il ne faut pas hésiter à demander une dégustation et un devis précis au traiteur.

Pourquoi organiser un séminaire d’entreprise ?

Pour renforcer la cohésion de votre équipe de travail, il est tout à fait possible de vous tourner vers un séminaire d’entreprise. Cet événement peut alors s’organiser sur une ou plusieurs journées et réunir une partie des salariés de votre entreprise ou l’ensemble de vos collaborateurs. Vous pouvez tout à fait organiser un séminaire assez différent en fonction des objectifs visés. Vous pourrez alors réunir votre équipe pour des séances de travail intenses, pour les monter en compétences au cours de la formation ou encore créer un sentiment d’appartenance à l’entreprise et renforcer les liens entre eux. Si vous souhaitez savoir pourquoi organiser un séminaire d’entreprise, vous pouvez continuer votre lecture.

Le séminaire d’entreprise, mode d’emploi

Dans tous les cas, le séminaire d’entreprise permet de booster les performances de vos équipes, mais aussi de renforcer le lien entre eux. Vous pouvez tout à fait organiser un seminaire d’entreprise avec spotlag.com pour former vos collaborateurs ou pour toutes autres raisons. Si vous choisissez de vous tourner vers un séminaire team-building, vous souhaitez dans ce type de séminaire renforcer les liens entre vos équipes. En réalisant des activités tous ensemble, votre équipe va pouvoir apprendre à mieux se connaître pour mieux travailler dans le futur. De plus, ce moment est aussi le moment d’établir une véritable communication entre les équipes dirigeantes et les collaborateurs. En réalisant ce type d’événement d’entreprise, vous allez développer la culture d’entreprise et vos collaborateurs ont d’avantages d’attachement à votre entreprise. Si vos collaborateurs sont en perte de motivation ou de performances, ce séminaire est alors le bienvenu. Quoi qu’il en soit, le séminaire d’entreprise est un levier puissant pour renforcer votre équipe et pour avoir des perspectives de croissance de bon augure pour l’avenir. Désormais, vous savez pourquoi le séminaire est indispensable à la vie d’une entreprise.