Comment aménager une zone d’archives en entreprise ?

Le stockage des archives se révèle être un enjeu majeur pour toutes les entreprises. En effet, certains documents comportant des informations utiles ou sensibles doivent être conservés. Pour ce faire, il est essentiel de leur aménager une zone adaptée dans laquelle ils resteront en bon état durant toute la durée de stockage. Quelles sont les étapes à respecter pour aménager une zone d’archives en entreprise ?

Optez pour des meubles de rangement adaptés pour stocker vos archives

Pour un stockage d’archives efficace, il est indispensable de sélectionner les bons meubles de rangement. Si les meubles choisis ne sont pas adaptés à la conservation de documents sur une longue durée, ceux-ci seront en mauvais état au bout d’un certain temps. Il est conseillé d’avoir recours à un spécialiste tel que Rangement Prisma pour choisir les meubles de rangement adéquats. Pour certains chefs d’entreprise, la meilleure solution pour l’archivage en entreprise est l’usage d’armoires de bureau. Sur le marché, ce meuble est décliné sous diverses formes et est conçu avec plusieurs matériaux.

Ainsi, il est possible d’utiliser une armoire en bois ou en métal, une armoire démontable ou monobloc, un meuble mobile ou statique, etc. Pour sélectionner le bon meuble, il faut tenir compte de plusieurs critères tels que :

• la surface disponible ou la configuration de l’espace dans le local réservé à cet effet,
• du volume et du poids des documents,
• de l’accessibilité des documents pour d’éventuels besoins de consultation.

Selon l’usage que l’entreprise en fera, les armoires d’archivage peuvent être dotées d’accessoires, tels que les tiroirs, des tables de consultation, des rails de suspension, des séparateurs, des blocs classeurs, etc. Les armoires de rangement sont généralement robustes et fonctionnelles. Il est possible de trouver des modèles esthétiques et présentant un design recherché. Les meubles en métal par exemple, offrent un large choix de couleurs et d’associations.

Sélectionnez un local accessible pour stocker vos archives

Pour créer une zone d’archivage, il faut bien choisir le local dans lequel les documents seront placés. L’idéal serait de trouver un endroit qui n’est pas vraiment utilisé. Cet espace peut se trouver au sein des bureaux de l’entreprise ou à l’extérieur. S’il est possible d’emmagasiner les archives dans un endroit laissé à l’abandon ou inutilisé, il est important de s’assurer qu’il reste accessible. En effet, la zone d’archives doit être facile d’accès pour permettre aux membres de l’entreprise d’y pénétrer facilement.

L’une des options les plus répandues en entreprise pour trouver un local d’archivage est la location d’un box. En effet, de plus en plus de prestataires proposent des solutions adaptées aux besoins des sociétés dans le domaine de l’archivage. Les entreprises spécialisées dans la location de box proposent des formules aux professionnels qui sont en recherche d’espace pour entreposer leurs documents. Alors, pour bénéficier de cette solution, il faut respecter quelques étapes pour la location de box.

Tout d’abord, il faut définir le volume de stockage nécessaire. Ceci dépend principalement de la quantité d’archives à stocker. Ensuite, il faut réserver l’espace de stockage suffisant directement en ligne sur le site du prestataire. Enfin, il faut bien équiper le local, emballer les documents, les ranger dans la zone d’archives et commencer le stockage.

Zone de stockage d’archives : les règlementations

Comme énoncé au début de cet article, l’archivage professionnel est un défi de taille pour les entreprises. En effet, les archives sont généralement des documents fragiles. Il est donc nécessaire de bien les stocker afin de les protéger contre d’éventuelles détériorations, mais aussi contre la perte et le vol. L’espace utilisé pour l’archivage de documents professionnels doit respecter certaines conditions. Les archives doivent être rangées dans une salle qui tient compte des règlementations en vigueur :

• la température ambiante du local doit être maintenue à 16 °C et 20 °C,
• le taux d’humidité dans la pièce ne doit pas excéder les 55 %,
• un système doit être mis en place afin de protéger les documents contre les incendies et les éventuels risques d’infiltration et d’inondation.

Par ailleurs, en fonction du type de documents conservés dans la zone d’archivage, les températures varient, de même que le taux d’humidité. Pour du papier ainsi que des documents avec une reliure en cuir, la température idéale est de 18%. Pour les photos en papier, il est important que la température de la pièce soit en dessous de 18 °C.

Pour finir, les archives ne doivent pas rester exposées à la lumière trop longtemps et l’isolation de la pièce doit être optimale. L’idéal est de choisir un local dont les ouvertures n’occupent pas le 1/10 de la surface de la façade de la pièce.