Comment soulager votre pôle RH ?

La mise en place d’un service RH est une disposition très importante pour l’évolution de toute entreprise. C’est en partie de ce département que dépendent la performance du personnel et, par conséquent, l’amélioration de la productivité. Il importe alors de prévoir un pôle RH, mais aussi de lui donner les moyens d’être performant. À cet effet, si votre équipe des ressources humaines se trouve submergée par l’ampleur du travail, il vous revient alors de trouver des solutions pour la décharger. Pour vous y aider, voici quelques astuces pour soulager votre pôle RH.

Sollicitez l’aide d’un consultant externe pour assister vos RH

L’une des contraintes du pôle RH d’une entreprise est de pouvoir gérer efficacement toutes les tâches liées aux ressources humaines. Contrairement à ce que pense la majorité, la fonction du pôle RH ne se limite pas à la répartition des salariés à leurs divers postes. Sa mission va au-delà et consiste notamment à la gestion des paies pour tout le personnel. Ces tâches ont la réputation d’être chronophages et fastidieuses, ce qui submerge généralement le pôle RH.

Pour répondre à ce problème, la solution est d’alléger le travail au service RH en mettant de nouvelles compétences sur certaines missions. Il ne s’agit toutefois pas de réaliser un nouveau recrutement ou de prendre un expert à plein temps. L’option la plus avantageuse est le recours à un consultant externe pour une période bien définie.

En effet, il existe en France de nombreux consultants RH, qui proposent leur service à l’heure. Ils interviennent alors dans votre entreprise pour une prestation de quelques heures par semaine, pour soulager votre pôle RH. Ils effectuent dans un premier temps un diagnostic gratuit de votre entreprise, comme ce que propose 3h18, avant toute intervention. Après cela, le consultant pourra s’occuper de la gestion administrative de votre entreprise.

L’avantage de cette solution est que vous ne payez que pour le temps nécessaire de travail. Cela vous épargne alors le recrutement d’un professionnel RH et le paiement d’un salaire mensuel, sans oublier les frais cachés. Vous n’aurez également pas à gérer plus de personnel et par conséquent, plus de risques. Cette solution est aussi bien adaptée aux grandes entreprises, qui ont un effectif assez élevé, qu’aux petites sociétés.

Utilisez les logiciels RH

Parmi les tâches les plus difficiles et plus exigeantes en matière de temps et de ressource des RH, la gestion des paies et du personnel occupe une place de choix. Elle implique :

• le calcul des salaires pour chacun des employés,
• l’élaboration des fiches de paie,
• la gestion des congés et absences,
• le suivi du temps de travail,
• le suivi RH.

Il est cependant impossible de se départir de ces tâches, car elles sont très importantes et obligatoires. Il est toutefois possible de les gérer de manière à soulager le pôle RH de votre entreprise. À cet effet, avec la digitalisation de tous les secteurs d’activité, différents outils informatiques sont créés pour améliorer la productivité des entreprises. Parmi eux, on retrouve les logiciels RH.

Ces programmes existent sous deux formes différentes avec la version On-premise et la version en ligne. Ceux de la première catégorie sont des licences achetées auprès des concepteurs et installées sur des postes ou sur le serveur de l’entreprise. L’équipe RH pourra alors s’en servir pour la réalisation de ses diverses tâches, avec plus de facilité.

La deuxième catégorie englobe les logiciels exclusivement hébergés en ligne, mais qui offrent les mêmes fonctionnalités que les précédents. La différence ici, c’est que le paiement pour s’en servir se fait par abonnement ou par tâche réalisée. Pour profiter des avantages d’un logiciel SIRH par exemple, il suffit de vous rapprocher d’un concepteur de ce type d’applications. Il est toutefois à noter que les fonctionnalités de ces logiciels varient en fonction de la technologie et des besoins de votre pôle RH.

Optez pour les agences de recrutement

L’une des obligations du service RH dans une société est de procéder au recrutement et à la formation du personnel. Bien qu’elle paraisse simple, cette tâche implique beaucoup de détails et peut être ardue pour votre RH, surtout s’il a de nombreuses candidatures. Durant le processus de recrutement, il faudra :

• prendre contact avec les candidats,
• organiser les rendez-vous avec chacun d’eux,
• procéder à l’étude des dossiers,
• faire les entretiens,
• former les candidats retenus,
• établir les contrats de travail pour chacun en fonction du poste.

Avec toutes ces obligations, votre pôle RH risque de se retrouver sous une montagne de charges administratives. Cependant, en déléguant cette tâche à une agence externe, votre équipe se retrouvera avec moins d’obligations administratives. Elle n’aura qu’à s’occuper de l’établissement des contrats, de la répartition des missions et éventuellement de la formation des nouveaux agents.

Même s’il a parfois été relégué au second plan dans certaines entreprises, le pôle RH a une importance capitale dans toute organisation. De sa performance dépend l’évolution de votre entreprise. Il est donc important de lui donner les moyens pour bien accomplir sa mission.