Quelles sont les informations à indiquer sur un tampon d’entreprise ?

Un tampon d’entreprise, c’est un outil renforçant votre professionnalisme et votre communication. Très pratique, permettant de gagner du temps, il doit comporter certaines informations spécifiques obligatoires ou facultatives.

Tampon d’entreprise : trois sortes d’informations incontournables

En plus de la raison sociale de votre entreprise, il existe trois catégories de renseignements à faire obligatoirement figurer sur un tampon d’entreprise :

1. Les renseignements commerciaux ;
2. Les mentions légales obligatoires ;
3. Les “plus” facultatifs qui vont vous distinguer.

Il est crucial de faire figurer ces éléments, afin de respecter le cadre légal et de profiter des bénéfices de cet outil de communication. Commandez vos tampons encreur en ligne et profitez de tous les conseils des experts de l’impression afin d’être certains de ne pas faire d’erreurs.

Les renseignements commerciaux : un premier contact

Il s’agit des informations qui vont permettre à vos clients d’entrer en contact avec votre structure et aux prospects de vous reconnaître aisément. Elles ne sont pas à proprement parler obligatoires, mais demeurent incontournables pour un cachet d’entreprise efficace :

• Votre adresse précise (il est crucial que vous puissiez être aisément repérable sur Google Maps) et une adresse postale du type boîte postale le cas échéant.
• Le ou les numéros de téléphone et de fax ainsi que l’adresse mail de la société.

Tampon d’entreprise : les mentions légales obligatoires

Les mentions obligatoires varient en fonction de la forme juridique et sociale de la structure, ainsi que de l’activité exercée. En règle générale, sachez qu’il est impératif de faire figurer :

• Votre forme juridique : SA, SARL, etc.
• Le montant de votre capital social.
• Le RCS ville et le N° Siren
• Les informations relatives à la TVA intracommunautaire.

Informations obligatoires pour les sociétés

L’objectif d’un tampon d’entreprise est de gagner du temps et d’apposer un visa professionnel sur certains documents, comme les factures. Les informations ainsi apposées constituent votre identité officielle, c’est pourquoi doivent impérativement figurer :

• Le n° SIRET de l’entreprise ;
• Le numéro de TVA (en France, il débute par FR et est suivi de deux chiffres).
• Le registre de commerce dont vous dépendez (la ville où se situe la Chambre de Commerce ou la Chambre des Métiers à laquelle vous êtes rattaché).

Sachez que faire figurer le n° complet de RC ou de RM n’est pas utile puisque c’est le même que le n° SIRET. Il en va de même pour le n° d’URSSAF : il n’est utile que dans le cadre de votre correspondance avec l’organisme (la dématérialisation des échanges et des documents rend quasiment inutile cette mention).

Le cas des auto-entrepreneurs

Les entreprises individuelles, professions libérales et auto-entrepreneurs ne sont pas soumis à un formalisme spécifique. Ces professionnels doivent, en revanche, indiquer certaines mentions sur trois lignes minimum :

• Nom et prénom
• Adresse de l’activité
• Numéro d’identification SIREN et éventuellement code NAF ou APE

Pour les professions libérales réglementées, les informations spécifiques à apposer varient en fonction de l’activité pratiquée. C’est le cas des avocats ou des notaires. Pour les médecins, par exemple, ces informations visent à s’assurer de l’authenticité du pratiquant et consistent en :

• Son titre professionnel « Docteur » et sa spécialité : dermatologue, généraliste, gynécologue, etc. S’il en a le droit, le professionnel peut indiquer la mention « conventionné » et « DP » sur son cachet.
• Son nom et prénom
• L’adresse du cabinet médical
• Ses coordonnées : numéro de téléphone, adresse mail…
• Son numéro ADELI (numéro d’identification des professionnels de santé)

Cachet d’entreprise : des éléments pour se démarquer

Certains éléments additionnels et facultatifs sur un tampon commercial peuvent apporter un impact positif sur les clients et renforcer le professionnalisme d’une entreprise. Attention cependant à conserver un tampon de taille raisonnable et à bien réfléchir sa composition typographique :

• Proposez une base-line (un slogan très court).
• Ajoutez l’URL de votre site internet, en l’inscrivant en entier. Aujourd’hui, faire figurer cet élément est quasiment incontournable pour ancrer votre entreprise dans la communication  professionnelle d’aujourd’hui.

Soigner son tampon d’entreprise, c’est bénéficier d’un atout de poids dans le milieu professionnel. Garantie de votre expertise, mais aussi outil de communication, il doit être bien pensé et réfléchi en amont.