Quels sont les bénéfices de la dématérialisation des factures ?

Bien que la plupart des opérations commerciales doivent désormais être effectuées à distance, la nécessité d’envoyer et de recevoir des paiements à distance n’a jamais été aussi importante. La solution qui s’est imposée naturellement est la facturation numérique.

Quelle est la différence entre la facturation traditionnelle et la facturation numérique ?

Cela peut vous étonner, mais de nombreuses organisations le font encore aujourd’hui. Pourtant, plus vous faites d’affaires, plus le processus devient long et coûteux. Non seulement les dossiers papiers prennent de la place, mais leur impact écologique est également beaucoup plus important. L’obsolescence des factures papiers n’était donc pas difficile à prévoir.

La facturation numérique, quant à elle, est un flux de paiement modernisé qui réduit le temps et les coûts associés à l’envoi et à la réception des factures client. En termes simples, grâce à la dématérialisation des factures, le processus de facturation devient simplifié et automatisé. Le système de signature électronique des documents s’est démocratisé, aussi bien dans les entreprises privées que les organismes publics.

Que se passe-t-il lorsque vous envoyez une facture numérique ?

L’outil de facturation numérique créera la facture automatiquement en extrayant les données des bonnes sources et vous permettra de confirmer son exactitude avant de l’envoyer. La facture sera ensuite archivée sur votre ordinateur ou un cloud.

Enfin, la facture sera envoyée par voie électronique au destinataire, qui sera prévenu de son arrivée. La dernière étape est le paiement. Plus le client est connecté, plus le paiement est rapide.

Comme presque tout se déroule automatiquement, il n’est pas nécessaire de tracer manuellement les données, d’imprimer ou d’envoyer du papier par la poste, ce qui permet d’économiser du temps, de l’argent et de protéger l’environnement.

Une autre fonctionnalité intéressante est qu’une solution de facturation numérique fonctionne également comme votre boîte de réception de factures : vous aurez les factures entrantes au même endroit, que la facture soit à l’origine électronique, au format PDF ou sur papier.

Avantages de la facturation numérique

Nous avons déjà mentionné certains des avantages, mais les principaux, pour la plupart des entreprises, sont le gain de temps et la réduction des coûts. 

Avec la gestion électronique des documents, le processus de facturation est simplifié ; il n’est pas nécessaire de numériser des documents et vous recevez des suggestions automatiques pour votre comptabilité.

Il s’assure également que tous les détails tels que le numéro de facture, la date d’échéance, le montant, etc., sont toujours corrects. En ce qui concerne les économies de temps et d’argent, vous n’avez plus besoin d’imprimer, de mettre sous plis et d’affranchir. Vous recevez le paiement plus rapidement car les factures vont souvent directement dans la banque en ligne ou la solution financière du destinataire. Vous pourrez donc :

• Satisfaire les préférences des clients et des fournisseurs
• Personnaliser les factures en ajoutant de la couleur et des logos pour véhiculer une image professionnelle
• Surveiller l’état d’envoi et de livraison des factures à l’intérieur ou à l’extérieur du bureau
• Bénéficier d’un accès centralisé unique aux documents et à l’enregistrement numérique des communications
• Réduire les coûts de stockage et l’espace occupé par les factures papier
• Localiser facilement les factures, sans avoir à chercher dans les classeurs.