Comment protéger les données de votre entreprise sur Microsoft Office 365 ?

Garder les informations de son entreprise sous bonne protection, et notamment à l’abri des pirates informatiques, est sûrement l’une des priorités des dirigeants. Heureusement, vous avez la possibilité de les protéger sur Microsoft Office 365. Voici quelques recommandations pour vous y aider. 

Prenez des précautions pour protéger les informations de votre entreprise

En utilisant une protection pour Microsoft Office 365, vous évitez la transmission d’informations sensibles aux personnes malintentionnées. Assurez-vous régulièrement que vos informations sont classées et sécurisées. Gardez vos données sur un compte principal, surtout celles que vous ne souhaitez surtout pas divulguer, puis verrouillez-les avec un mot de passe fort et unique. 

Ainsi, vous pourrez retrouver rapidement vos informations et éviter d’avoir un document plusieurs fois et d’en confondre. Un autre avantage est que vous ne courrez pas le risque d’avoir des doublures de vos données sans protection. Le risque d’égarement des données de votre entreprise est considérablement réduit. 

Gardez vos systèmes à jour et évitez de perdre vos données

Téléchargez les mises à jour des systèmes d’exploitation et navigateurs de l’entreprise afin de maintenir un bon niveau de sécurité pour les informations de l’entreprise. Les mises à jour contiennent généralement des améliorations au niveau de la sûreté de votre système.

Utilisez par exemple Data Loss Prevention dans Microsoft Office 365 pour réduire le risque de perte de vos informations et données. Ce type de protection pour Microsoft Office 365 décèle, prévient et annule les partages risqués, non voulus ou inappropriés. Il analyse constamment le statut de vos données et repère les anomalies. Vous avez ainsi la possibilité de prendre des décisions en cas d’anomalie. Il est alors simple de récupérer vos données, faire des analyses de sécurité ou encore bloquer certains e-mails par exemple.

Utilisez des mots de passe sécurisés

Il est toujours plus judicieux de choisir des mots de passe forts et variés sur ses différents canaux. Il suffit de changer le mot de passe par défaut et d’en créer un nouveau, efficace, composé de lettres, de chiffres et si possible, de caractères spéciaux. Utilisez un mot de passe que vous ne pourrez oublier ou conservez-le dans un gestionnaire de mot de passe. Évitez surtout d’utiliser le même mot de passe pour plusieurs comptes. Si vous activez la vérification à deux facteurs, qui vous invite à confirmer votre identité en cas de connexion sur un appareil inhabituel, vous avez l’assurance d’un contrôle total sur vos accès.

Mais en cas d’oubli des informations de connexion ou de perte d’accès au compte, il faut être en mesure de ne pas créer un blocage irréversible. C’est ici que des moyens de récupération doivent être ajoutés, tels que:

• votre numéro de téléphone ;
• votre adresse email alternative ;
• un question-réponse de sécurité.

Définissez des autorisations d’accès et faites corriger les failles de votre système

Configurez des autorisations de connexion de vos collaborateurs en fonction de leur rôle ou de leur besoin. Faites appel de temps à autre à des experts pour vous assurer de faire disparaître toutes éventuelles failles du système. Appliquez les stratégies de sécurité protégeant les informations sensibles grâce au gestionnaire de conformité dans Microsoft Office 365.