Séminaire : comment fédérer vos équipes ?

Les séminaires sont des évènements professionnels indispensables au développement de d’un grand nombre de sociétés. En effet, il s’agit d’un moment où tous les collaborateurs se regroupent pour échanger autour d’un thème. Idéalement, cette rencontre se déroule dans un cadre spécifique, hors des locaux habituels de travail.

Que peut faire une équipe lors d’un séminaire ?

L’organisation peut nécessiter un travail long et fastidieux. Pour se désengorger, il est recommandé de confier cette noble responsabilité à une ou à plusieurs équipes. Celle-ci aura pour mission de s’occuper de tout ce qui est lié aux préparatifs du dit évènement à savoir :

• Le choix de l’agence événementielle : cette prise de décision ne doit pas se faire à la légère afin d’éviter toutes sortes d’incidents susceptibles de déconcentrer l’auditoire ; 
• Le choix du lieu de séminaire : même s’il se fait très souvent en fonction du budget et du nombre d’invités, il faudra aussi tenir compte de la catégorie de ces derniers. Le cadre doit donc être professionnel et adapté aux circonstances ;
• Le choix des activités culturelles pour l’animation : Dans le but d’intégrer de petites pauses et des instants de distraction, il est opportun de penser également à cet aspect. C’est notamment le bon moment pour leur proposer une animation photobooth comme l’explique Josepho.

Quelle est l’importance de bien fédérer vos équipes au cours de cet événement ?

L’enjeu d’un séminaire est de renforcer la cohésion d’équipe et de faciliter le dialogue entre les collaborateurs. Son objectif est donc proche de celui d’un team building. Globalement, pouvoir améliorer la communication interne est la volonté de chaque dirigeant. Et c’est à cette occasion que cet exercice peut être mis en pratique. À la suite d’un séminaire, l’équipe sera relancée dans une nouvelle dynamique et s’investira davantage dans son travail.

Quelques étapes pour réussir la fédération d’une équipe

La réussite du séminaire passe d’abord par une organisation et une préparation minutieuse. Ceci étant, il faut être capable de :

• Faire participer des personnes ouvertes d’esprit : ils doivent avoir l’esprit d’équipe, savoir écouter et accepter les reproches. Ainsi, elles seront plus à même d’élargir leur domaine de compétences ;
• Planifier le déroulement du séminaire de façon méthodique: les réservations d’hôtels ou de restaurant devront être prises longtemps à l’avance ;
• Trouver des activités originales et intéressantes pour vos employés, tout en se rappelant qu’elles doivent plaire à l’ensemble du groupe.

Avant le jour-J, l’équipe doit organiser des rencontres avec les organisateurs, afin de s’imprégner de toutes les informations jugées nécessaires. Elle doit également s’assurer que tous les équipements soient fonctionnels pour éviter tout désagrément. Chaque membre de l’équipe devra jouer un rôle spécifique dans le but d’aboutir à un évènement réussi.

Ainsi, que ce soit l’accueil, la mise en place des invités, l’équipe devra se surpasser pour être irréprochable. Des activités spécifiques peuvent aussi s’ajouter en fonction du type de séminaire organisé. N’oubliez surtout pas de communiquer avec vos équipes, de les féliciter et de les encourager tout au long du séminaire et à la fin également.