Gestion de la paie : les avantages de l’automatisation
Il est de notoriété que la gestion de la paie est une opération récurrente, aussi chronophage que technique, sans compter toutes les subtilités administratives qui en découlent. Parmi les opérations auxquelles il faut faire attention, on note le recueil et le traitement de centaines de données, le respect des échéances strictes, la réalisation d’un lot de calculs, la production de livrables, la protection des données personnelles, l’interprétation de conventions et textes de loi. Cela peut rapidement se transformer en un parcours semé d’embûches. L’automatisation de la production des bulletins de paie et des déclarations sociales peut faciliter les démarches. De nombreuses entreprises ont déjà sauté le pas, plus particulièrement celles qui hésitent à l’idée de jouer la carte de la gestion de paie externalisée. Cet article aborde en détail les différents avantages qui résultent de la gestion automatisée de la paie.
En quoi consiste l’automatisation de la gestion de la paie ?
L’automatisation de la gestion de paie consiste à utiliser un logiciel de paie comme celui proposé par Payfit.com pour gérer les bulletins de salaire et les charges sociales. Le but est de rendre la démarche la plus automatisée possible, d’en garantir la fiabilité, ainsi que la sécurité, et donc de limiter à leur strict nécessaire les interventions humaines.
Qu’il soit en « standalone » ou inclus dans un SIRH (Système d’Information Ressources Humaines), un logiciel de paie facilite significativement la saisie, la modification et l’import des variables de paie. Il offre aux responsables des ressources humaines la possibilité de visualiser en temps réel l’actualisation des bulletins de salaire à chaque fois qu’une variable est modifiée. La génération de ces derniers se fait de manière automatique tous les mois et le paiement des salaires se fait de manière aisée. Une fois les fiches de paie générées, les collaborateurs peuvent y accéder depuis un espace personnel sécurisé.
Cette solution a aussi pour fonction de générer automatiquement la Déclaration Sociale Nominative (DSN) de l’entreprise, d’effectuer un rappel des échéances, de calculer les cotisations sociales et de transmettre la déclaration via la DSN. Chaque mois, elle offre à l’entreprise une photographie des cotisations dont elle doit s’acquitter, des coûts liés à chaque collaborateur et des cotisations patronales.
Un logiciel de paie réalise une veille légale et conventionnelle, tout en permettant à l’entreprise de maîtriser ses coûts et de piloter sa masse salariale, mais aussi d’accroître l’engagement solidaire des salariés. En bref, il constitue un véritable allié qui peut guider ses utilisateurs dans chaque étape qui jalonne la gestion de paie.
L’automatisation de la gestion de la paie : un enjeu majeur pour les entreprises
En automatisant la gestion de la paie, on libère les responsables des ressources humaines de tâches répétitives, chronophages et faiblement génératrices de valeur. Ils profitent ainsi d’un gain de temps significatif dans les opérations mensuelles de gestion de la paie et des charges sociales. Tout le temps gagné grâce à l’automatisation peut ensuite être affecté au traitement des demandes individuelles des salariés, ainsi qu’à d’autres missions de plus grande importance. Parmi ces dernières, on cite le recrutement des meilleurs talents, la fidélisation des collaborateurs, la gestion des formations professionnelles, la rédaction des contrats de travail…
L’automatisation de la paie minimise de surcroît les risques de non-conformité et d’erreurs qui peuvent induire à de lourdes conséquences financières. La raison est qu’il n’est plus nécessaire de gérer et de synchroniser manuellement des ensembles de données, puisque tout est déjà centralisé au sein d’un même logiciel. Ce dernier garantit un suivi sans faille des salaires et alerte le personnel des ressources humaines à chaque fois qu’une anomalie est détectée. La solution s’assure que tout soit conforme à la législation en vigueur, étant donné qu’elle se met automatiquement à jour par rapport aux réglementations relatives à la paie et au droit du travail.
L’autre atout majeur de la gestion de la paie automatisée tient au fait qu’elle facilite les démarches administratives, surtout pour les télétravailleurs. Elle garantit en plus un haut niveau de sécurité et de fiabilité sur la déclaration des charges sociales. L’automatisation permet aussi au personnel des ressources humaines de veiller à ce que l’établissement de la paie et les déclarations sociales s’opèrent dans le respect des échéances.
En utilisant un logiciel de paie, on peut maîtriser son processus RH. On n’est dépendant d’aucun prestataire externe comme un gestionnaire de paie ou un expert-comptable. À la clé, on devient plus réactif, afin de répondre à tous les besoins de ses collaborateurs. On ne doit pas effectivement attendre le retour d’un gestionnaire pour pouvoir traiter les demandes. L’automatisation se révèle aussi financièrement intéressante dans le sens où elle permet de réduire les coûts liés au traitement de la paie.
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