Externaliser sa paie, pourquoi ?

Toutes les entreprises qui recrutent du personnel doivent s’assurer de la gestion de leur salaire. C’est ce qu’on dénomme la gestion de la paie. Dans cette optique, elles ont le choix entre gérer les salaires de façon interne ou faire appel à des prestataires externes. Ces derniers s’occupent de ce qu’on appelle l’externalisation de la paie. Cette pratique présente de nombreux avantages, à condition de procéder de la bonne manière. Alors, de quoi s’agit-il concrètement ? Comment et pourquoi s’en servir ?

Qu’est-ce que l’externalisation de la paie ?

L’externalisation de la paie est un processus consistant pour une entreprise à faire appel à des prestataires externes pour gérer la paie de son personnel. Ces entreprises peuvent donc faire appel à un cabinet d’externalisation de la paie afin que la gestion de la paie soit optimale. Cette prestation n’est pas proposée par n’importe quelle structure et ne s’improvise pas.

Qui peut proposer l’externalisation de la paie et quels sont ses principes ?

Tout le monde ne peut pas gérer l’externalisation de la paie d’une entreprise. Cette dernière doit faire appel à un prestataire extérieur de gestion de paie. On pense spontanément aux cabinets d’expertise-comptable. Mais il existe aussi des sociétés spécialisées uniquement dans l’externalisation de la paie. L’externalisation peut aussi être gérée par un gestionnaire de paie indépendant. Enfin, il est possible pour un éditeur de logiciel de paie de s’occuper de la paie d’une entreprise.

En ce qui concerne les principes, le premier à souligner dans une externalisation est le choix du bon prestataire. L’entreprise qui en est chargée doit pouvoir gérer l’émission des bulletins de paie et d’autres procédures liées à celle-ci. Elle s’occupe aussi de la déclaration sociale des divers employés. D’autre part, l’externalisation de la paie suit une certaine logique axée sur des règles de base prédéfinies.

Pourquoi en faire ?

Opter pour l’externalisation de paie est un moyen pour l’entreprise concernée de gagner du temps. En effet, il n’est pas aisé de gérer les tâches de son entreprise et de procéder en outre à la gestion financière. Par conséquent, passer par une externalisation de la paie permet de libérer plus de temps pour se consacrer aux activités principales de la société.

Une autre raison qui justifie le fait de procéder à l’externalisation de la paie est qu’elle vous permet de maîtriser vos coûts. En choisissant un prestataire qui se charge de ce travail, vous rationalisez le budget consacré initialement à la gestion de la paie.

Par ailleurs, la gestion extérieure de paie permet de prendre des décisions pertinentes. Vous avez une exposition détaillée des options possibles et des diverses implications qu’il faut prendre en compte. Lorsque vous décidez de procéder à une externalisation de la paie, former le personnel sur ce volet est facultatif. Il ne sera donc plus question de charger un salarié de ce travail et d’alourdir encore plus sa charge de travail. De plus, il n’est pas nécessaire de disposer d’un logiciel de paie dans une option d’externalisation.

Ainsi, vous gagnez en simplicité et en fiabilité. Vous bénéficiez de l’expertise de professionnels en matière de salaire et les données sont sécurisées sur un serveur dédié (généralement hébergé sur le cloud). Enfin, une dernière raison pour choisir l’externalisation est le fait de pouvoir être plus réactif.

Que savoir de la gestion interne de la paie ?

La gestion interne de la paie consiste pour l’entreprise à gérer elle-même tout ce qui concerne les salaires du personnel.

Comment ça marche ?

La gestion interne de la paie passe par l’établissement d’un procédé de gestion qui permet à l’entreprise de garder le contrôle sur l’ensemble du processus de paie. Elle s’organise pour collecter les informations et établir les bulletins de paie, les déclarations de charges sociales et les déclarations annuelles.

Quels sont les avantages et les contraintes ?

L’internalisation de la paie permet à l’entreprise qui choisit cette option d’être indépendante et autonome en ce qui concerne la production des fiches de paie et des déclarations sociales. En outre, cette option permet d’avoir le contrôle sur le processus de rémunération des ressources humaines en particulier et sur l’ensemble du processus de paie en général.

Un autre avantage réside dans la souplesse et la réactivité du processus. Par ailleurs, l’internalisation de la paie a pour intérêt de maintenir la confidentialité et de sauvegarder les compétences au sein de l’entreprise.

En ce qui concerne les contraintes liées au procédé, il faut savoir que le logiciel de paie doit répondre aux besoins de l’entreprise. Il faut donc pouvoir faire le bon choix, qui s’avère parfois très onéreux. En outre, le choix de l’internalisation implique souvent des coûts supplémentaires ainsi que des formations du personnel. Une ou plusieurs personnes travaillant déjà dans l’entreprise s’acquitteront de cette tâche en plus de leur charge quotidienne de travaux à exécuter. Même avec une bonne formation, certains détails peuvent toutefois leur échapper.

Quels sont les avantages d’externaliser sa paie ?

En choisissant l’option d’externalisation de la paie, vous bénéficiez d’un travail réalisé en conformité avec les processus de paiement. De plus, ce choix vous permet de limiter les erreurs. Le travail est également effectué de façon continue. En dehors de ces avantages, il faut préciser que ce choix permet de réduire les charges fixes du personnel et de limiter les coûts en informatique.

Avec le processus d’externalisation de paie, vous simplifiez les formations et vous n’avez pas à réaliser une gestion logicielle et informatique au quotidien. Il faut enfin ajouter que le procédé vous permet de réduire aussi les coûts afférents à la paie à l’interne de votre entreprise. Les différentes démarches financières en cas de rupture ou fin de contrat sont aussi assurées par votre prestataire. Vous avez droit à une expertise comptable poussée sans la contrainte d’avoir à embaucher un comptable dédié.

Par ailleurs, l’externalisation intervient dans les entreprises avec des effectifs importants ou dont le secteur d’activité est assez réglementé. Les professionnels connaissant tout de ces particularités selon les domaines vous assurent une gestion adaptée.

L’internalisation et l’externalisation de la paie présentent chacun des avantages et des inconvénients. Il faut toutefois reconnaître que choisir l’externalisation est la meilleure option, car elle offre plus d’avantages et moins de contraintes que l’internalisation. Elle constitue aussi un atout pour le développement de votre structure.