Webconférence: son déroulement et comment la réussir

Si cela n’était pas assez connu il y a encore deux années, aujourd’hui cela fait partie du quotidien de presque toutes les structures. En effet, compte tenu des mesures de distanciation imposées par la pandémie de coronavirus, une grande partie de la population mondiale a fait recours à la web conférence. Cela s’explique encore plus dans le cadre du télétravail. Qu’est-ce donc la web conférence, comment se déroule-t-elle et comment bien la réussir ?

Qu’est-ce que la web conférence ?

La web conférence est un outil interactif qui gère l’organisation d’une réunion ou d’une conférence virtuelle. Grâce à l’internet, même avec plusieurs personnes physiquement éloignées, tous peuvent participer à une concertation en ligne. Cet outil en ligne s’utilise par vidéo et à distance sur un téléphone ou sur un ordinateur. A l’instar de la visioconférence (vidéoconférence), pour participer à une conférence en ligne, vous devez avoir une webcam, un micro, des hauts parleurs, un écran et un navigateur.

La vidéoconférence est le moyen de voir et de dialoguer avec quelqu’un grâce à un canal de communication (téléphone, ordinateur) via internet. Contrairement à la web conférence, elle est assez restreinte, plus personnelle et n’autorise pas plusieurs personnes à participer. 

En outre, une web conférence ne réalise pas uniquement des réunions ou des conférences. On s’en sert aussi comme serveur pour l’hébergement des évènements en ligne. Elle contient des fonctionnalités telles que :

• Le partage d’écran, 
• La messagerie instantanée, 
• Le partage des fichiers, 
• Le contrôle à distance
• Le tableau blanc interactif 
• L’envoi automatique d’invitation aux participants 
• Un système de sécurité.

Une plateforme de web conférence nécessite une technologie webRTC. Cela permet d’avoir des communications directes sans aucune mise en attente. Ces communications en temps réel utilisent des interfaces de programmation d’application simples. La webRTC permet donc d’avoir une vidéo de très bonne qualité avec plusieurs participants et sans interruption. Cette technologie apporte de nombreuses solutions tant aux particuliers qu’aux entreprises. Elle aide ainsi à :

• Éviter les pertes de temps
• Faire des réunions sans se déplacer à l’aide d’une salle de conférence virtuelle
• Avoir l’accès facile à la conférence depuis n’importe quel endroit via un lien d’invitation, 
• Économiser les frais de location des salles de réunions

Toute entreprise peut avoir recours à la web conférence, si elle manque de temps pour tenir des réunions présentielles.

Comment se déroule-t-elle ?

La web conférence peut se tenir grâce à plusieurs applications notamment Zoom, Skype et bien d’autres. Dans un premier temps, l’organisateur de la conférence adresse une invitation à tous les participants. Cette invitation contient généralement la date et l’heure de la conférence ainsi que le mot de passe pour joindre la réunion. 

Veillez aussi à fermer toutes les applications qui consomment la connexion internet dans le but d’avoir une meilleure réception au cours de la séance. Une fois la conférence démarrée, l’une des bonnes pratiques est de mettre son micro en muet et de couper également sa caméra. Cela vous permet de ne pas être dérangé tout en ne dérangeant pas les autres ni l’animateur.

L’un des avantages de la conférence web est que le conférencier à la possibilité de partager son écran lorsqu’une présentation est en cours. Il est clair qu’on ne sent pas une grande différence lorsqu’il s’agit d’une réunion présentielle.

Comment la réussir ?

Pour réussir une web conférence, l’animateur doit se préparer avant l’animation. Pour cela, il doit déjà s’assurer du bon fonctionnement de ses outils (ordinateur, webcam, micro, etc). Si les participants ont besoin d’un document, c’est aussi le moment de l’apprêter.

Avant de commencer, il faut que l’animateur sache exactement la durée de sa conférence pour pouvoir gérer son temps au mieux. Il peut construire un diaporama de présentation pour partager clairement ses informations. Gardez à l’esprit que le rôle du conférencier est aussi d’établir des règles de prise de parole et prévoir des questions de sondage.