Quelles missions externaliser ? Guide pratique pour structurer vos services généraux

Dans un contexte économique exigeant, de nombreuses entreprises choisissent d’externaliser tout ou partie de leurs services généraux. Cette stratégie permet non seulement de gagner en efficacité, mais aussi de recentrer les équipes internes sur des missions à forte valeur ajoutée. Encore faut-il savoir quoi externaliser, comment le faire, et avec quels bénéfices à la clé. Voici un guide pratique pour y voir clair.

Pourquoi externaliser les services généraux ?

L’externalisation des services généraux (ou « facility management ») consiste à confier à des prestataires extérieurs certaines fonctions support de l’entreprise. Cela peut concerner la logistique, l’entretien, la sécurité, ou encore la gestion des espaces de travail.

Déléguer certaines tâches à des experts externes permet d’optimiser les processus, de réduire les coûts fixes, et de bénéficier d’un service souvent plus structuré et professionnel.

En externalisant les fonctions non stratégiques, l’entreprise peut recentrer ses ressources humaines et budgétaires sur son cœur de métier, tout en garantissant un haut niveau de service sur les autres missions.

Quelles missions externaliser dans les services généraux ?

Toutes les fonctions ne se prêtent pas à l’externalisation. Voici les missions les plus couramment déléguées, classées par grands domaines.

Entretien et propreté

Le nettoyage des locaux, la gestion des déchets, l’hygiène des sanitaires ou encore l’approvisionnement en produits d’entretien sont des missions très fréquemment externalisées. Les prestataires spécialisés offrent une flexibilité d’intervention et une expertise souvent difficile à internaliser.

Maintenance technique des bâtiments

Qu’il s’agisse de maintenance préventive ou curative (électricité, plomberie, chauffage, climatisation), faire appel à des entreprises spécialisées permet de garantir la conformité, la sécurité et la réactivité.

Services de sécurité et de sûreté

La surveillance des locaux, l’accueil, la gestion des accès ou encore la sécurité incendie sont des postes clés des services généraux en entreprise. Ils sont souvent confiés à des sociétés spécialisées disposant des compétences et des certifications nécessaires.

Gestion des espaces de travail

Certaines entreprises confient également à un prestataire la gestion globale de leurs bureaux : réassort des fournitures, gestion du courrier, organisation des salles de réunion, déménagements internes, etc.

Services aux collaborateurs

L’externalisation peut aussi toucher des aspects liés à la qualité de vie au travail : conciergerie d’entreprise, gestion des cafétérias, organisation d’événements internes, animations sportives ou culturelles.

Comment structurer l’externalisation de vos services généraux ?

1. Faire un état des lieux précis

Avant toute externalisation, il est indispensable de dresser un inventaire complet des services concernés : maintenance, accueil, nettoyage, sécurité, restauration, etc. L’objectif est de savoir exactement quelles tâches sont réalisées en interne, leur fréquence, leur coût, leur niveau de performance actuel. Ce diagnostic permet de repérer les besoins réels, d’identifier les points de blocage ou les axes d’amélioration, et de décider ce qui mérite d’être externalisé. Plus l’état des lieux est précis, plus l’externalisation sera cohérente, ciblée et bénéfique pour l’entreprise.

2. Définir un cahier des charges clair

Une fois les besoins identifiés, la rédaction d’un cahier des charges est une étape cruciale. Il doit formaliser les prestations attendues, les volumes, les horaires, les exigences de qualité, les critères de sécurité, les obligations contractuelles ou encore les indicateurs de performance. Ce document servira de base à la consultation des prestataires et à la contractualisation. Un cahier des charges bien construit permet d’éviter les malentendus, d’aligner les attentes et de sécuriser la relation entre l’entreprise et ses futurs partenaires.

3. Sélectionner les bons prestataires

Le choix des prestataires ne doit pas se limiter au prix. Il faut évaluer leur expérience, leur solidité financière, leur capacité à répondre aux exigences du cahier des charges, mais aussi leur réactivité et leur organisation. Il est recommandé de lancer un appel d’offres structuré, de rencontrer les équipes, de demander des références vérifiables, et de visiter des sites clients. Un bon prestataire doit comprendre la culture de l’entreprise et être capable d’adapter ses services dans la durée.

4. Mettre en place un suivi régulier

L’externalisation ne s’arrête pas à la signature du contrat. Il est essentiel d’assurer un suivi opérationnel : points réguliers, tableaux de bord, indicateurs de qualité, remontées terrain. Une personne référente doit piloter la relation, ajuster les prestations si nécessaire, et prévenir les dérives. Ce suivi permet de garantir la continuité de service, de maintenir un bon niveau de performance, et de construire une relation de confiance avec le prestataire sur le long terme.