Entreprise : pourquoi faut-il investir dans un central téléphonique ?

La performance d’une entreprise tient essentiellement à la qualité de sa communication, aussi bien interne qu’externe. Or, beaucoup d’entre elles avouent encore ne pas assurer de standard téléphonique.  Arrêtons-nous quelques instants sur les nombreux avantages de mettre en place un central téléphonique au niveau du secrétariat ou de l’accueil.

Une communication plus efficace

Contrairement à un téléphone classique, le central téléphonique est une technologie de pointe qui offre plusieurs fonctionnalités intéressantes : 

• Renvoi d’appel horaire vers un répondeur
• Transfert d’appels vers des postes internes ou externes
• Restriction d’appels
• Mise en attente 
• Attente musicale
• Messagerie vocale
• Conférence téléphonique

Cela permet de rendre la communication en temps réel plus fluide, de mieux faire circuler les informations vers leurs destinataires et de gagner un temps précieux au niveau du poste d’accueil et de secrétariat.

Transférer des appels à des collaborateurs en déplacement ou en télétravail

L’avantage aujourd’hui d’avoir un standard téléphonique dans une entreprise, c’est de pouvoir communiquer plus facilement dans des situations très particulières. Prenons l’exemple d’une entreprise de BTP dont les ouvriers, les artisans et les maitres d’ouvrage travaillent essentiellement sur le terrain. Le central téléphonique permettra de transférer des appels et des messages en temps réel sans devoir attendre le retour des équipes. Il en va de même pour une entreprise qui déploie des commerciaux sur le terrain en BtoB ou en BtoC. Le standard pourra passer les appels de clients aux collaborateurs, même s’ils sont en déplacement.

Depuis quelques années, le télétravail se développe dans les entreprises françaises. Dès qu’il faut communiquer de manière fluide avec des collaborateurs qui travaillent chez eux plusieurs jours par semaine, les systèmes de renvoi et de transfert d’appel deviennent indispensables.

Transférer des messages vocaux vers des e-mails

Les standards les plus récents proposent des fonctionnalités toujours plus poussées. Jusqu’à présent, sur les standards classiques, les messages vocaux laissés sur la ligne générale ne pouvaient pas être transférés. Il revenait à la ou au standardiste, la tâche de noter le message et de le transmettre au destinataire. Avec ce mode de fonctionnement, une grande partie des messages étaient perdus. Désormais, les standards modernes proposent une fonctionnalité intéressante, celle du transfert des messages vocaux vers des adresses e-mail. Grâce à ce système, la chaine de communication est préservée, ce qui permet à l’entreprise de gagner en efficacité et en productivité.

Améliorer votre image auprès du public

Près de la moitié des entreprises, et particulièrement des TPE et des PME avoue répondre que très rarement au téléphone, ce qui laisse parfois une mauvaise image auprès des clients et des prospects. En effet, ne pas avoir de ligne téléphonique directe avec l’entreprise empêche les prospects d’obtenir des renseignements sur des produits ou des services ou de prendre rendez-vous. 

Or, beaucoup de clients, de partenaires ou de fournisseurs prennent un premier contact par téléphone et le fait de ne pas avoir de standard fait rater aux entreprises un certain nombre d’opportunités intéressantes et d’occasions de vente.

L’absence de standard signifie également l’absence de service client, ce qui laisse une très mauvaise image d’une entreprise à l’heure où les avis s’expriment sur internet. En matière de communication, cela peut avoir des conséquences désastreuses. 

Gagnez en efficacité en fluidité avec un central téléphonique et renforcez votre image de marque