Combien de temps garder les papiers d’une entreprise fermée ?

Lorsque vous fermez une entreprise, il peut être tentant de vouloir vous débarrasser rapidement de toute la paperasse. Mais même après la fermeture, la loi impose de conserver certains documents pendant des périodes spécifiques. Cela permet de répondre à d’éventuelles demandes d’information de l’administration fiscale, des organismes sociaux ou des partenaires commerciaux. Mais combien de temps faut-il réellement garder ces papiers et quels types de documents sont concernés ?

Les délais de conservation des documents fiscaux

Les documents fiscaux sont sans doute les plus importants à conserver après la fermeture d’une entreprise. Ils sont nécessaires pour justifier les déclarations effectuées auprès de l’administration fiscale et permettre la vérification de la régularité des comptes en cas de contrôle.

Les pièces fiscales telles que les déclarations de TVA, les bilans comptables, les livres fiscaux ou encore les factures doivent être conservés pendant une durée de six ans. Ce délai correspond à la période pendant laquelle l’administration fiscale peut exercer son droit de reprise, c’est-à-dire procéder à un contrôle pour vérifier l’exactitude des déclarations effectuées par l’entreprise. Cette période de six ans commence à partir de la date de la dernière déclaration effectuée par l’entreprise avant sa fermeture.

Les documents sociaux : salaires, contrats et cotisations

La gestion des salariés et des cotisations sociales implique la conservation d’un grand nombre de documents après la fermeture d’une entreprise. La durée de conservation varie en fonction du type de document.

Bulletins de paie

Les bulletins de paie doivent être conservés pendant une durée de cinq ans après la cessation d’activité. Ils sont essentiels pour permettre aux anciens salariés de faire valoir leurs droits en cas de litige ou pour leur future retraite.

Contrats de travail

Les contrats de travail, avenants et autres documents relatifs aux relations employeur-employé doivent être gardés pendant cinq ans après la fin du contrat, y compris en cas de fermeture de l’entreprise.

Documents relatifs aux cotisations sociales

Les bordereaux de cotisations URSSAF, les déclarations sociales nominatives (DSN) ou tout autre document lié aux cotisations sociales doivent également être conservés pendant cinq ans. Ces documents permettent de prouver que l’entreprise a bien réglé ses obligations sociales avant sa fermeture.

Les documents comptables

Les documents comptables constituent une base essentielle pour toute entreprise et doivent être conservés pendant une durée précise, même après la fermeture de l’entreprise. La loi prévoit un délai de conservation de dix ans pour tous les documents comptables, à compter de la clôture de l’exercice concerné.

Parmi les documents comptables à conserver, on trouve :

• Les journaux comptables : ces registres incluent tous les mouvements financiers de l’entreprise, tels que les recettes, les dépenses, les achats, les ventes, etc.
• Les comptes annuels : il s’agit des bilans, comptes de résultat et annexes qui présentent la situation financière de l’entreprise pour chaque exercice comptable.
• Les pièces justificatives : les factures, les bons de commande et les relevés bancaires doivent également être conservés pendant cette période de dix ans.

Les documents commerciaux et juridiques

Certains documents liés aux relations commerciales et aux aspects juridiques de l’entreprise doivent également être conservés. Cela inclut les contrats commerciaux, les documents d’achat ou de vente, ainsi que les archives liées aux clients et fournisseurs.

Contrats commerciaux

Les contrats passés avec des clients, des fournisseurs ou des partenaires doivent être conservés pendant cinq ans après leur date de résiliation ou de la dernière transaction. Ces documents peuvent servir à résoudre des litiges ou à prouver le bon déroulement d’une transaction commerciale.

Correspondance commerciale

Les courriers échangés avec des clients ou des fournisseurs, ainsi que les bons de commande, doivent être gardés pendant cinq ans. Cela inclut également les documents relatifs aux conditions générales de vente ou d’achat.

Statuts de l’entreprise

Les statuts, procès-verbaux d’assemblée générale, ainsi que tout document relatif aux modifications juridiques de l’entreprise (changement de siège social, augmentation de capital, etc.) doivent être conservés pendant une durée de cinq ans après la clôture de l’entreprise.

Les délais spécifiques pour certains secteurs d’activité

Il est important de noter que certains secteurs d’activité, comme les entreprises de construction ou les professions libérales, sont soumis à des obligations spécifiques en matière de conservation des documents.

En ce qui concerne les dossiers techniques dans la construction : Les entreprises de construction doivent conserver les dossiers techniques liés aux travaux pendant dix ans. Cela correspond à la durée de la garantie décennale, qui couvre les dommages pouvant affecter la solidité de l’ouvrage ou le rendre impropre à sa destination.

Les professionnels de santé, quant à eux, doivent conserver les dossiers médicaux des patients pendant 20 ans à compter de la dernière prise en charge.

Que faire des documents après la période de conservation ?

Une fois les délais de conservation passés, vous pouvez procéder à la destruction des documents. Cependant, il est recommandé de le faire de manière sécurisée, surtout pour les documents contenant des données sensibles comme les informations financières ou personnelles. Il est préférable d’utiliser un service de destruction certifié ou un broyeur pour vous assurer que les informations ne tombent pas entre de mauvaises mains.

En résumé, la fermeture d’une entreprise ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser immédiatement de tous vos documents. Les délais de conservation varient selon le type de documents et les obligations légales à respecter. Un bon archivage permet de répondre à toute demande administrative ou judiciaire, et vous évite des sanctions en cas de contrôle.