Gestion des congés et absences au sein de l’entreprise : quels enjeux ?

La gestion des congés et des absences représente un enjeu de taille pour les entreprises. Elle impacte directement la productivité, le bien-être des salariés, mais aussi la conformité juridique. Par chance, il existe aujourd’hui des solutions digitales qui facilitent grandement cette gestion et font gagner un temps précieux aux services RH.

Les défis d’une gestion manuelle des absences

La gestion manuelle des congés et des absences sans recourir à des outils d’automatisation et d’analyse comme KPI RH présente de nombreux inconvénients. Déjà, le traitement des demandes est chronophage pour les RH. Chaque salarié doit formuler sa demande individuellement, par email ou formulaire papier.

Les RH doivent ensuite collecter l’ensemble des demandes, les traiter une à une, vérifier leur conformité et enfin communiquer leur décision au salarié. Des erreurs ou des oublis sont vite arrivés avec ce type de procédure fastidieuse.

En outre, ce suivi individualisé ne donne aucune vision consolidée des absences au sein des équipes. Il est difficile dans ces conditions d’anticiper les sous-effectifs ou le non-remplacement de certains postes stratégiques. Cette gestion décousue génère au final des pertes de productivité.

L’apport des solutions digitales pour les RH

Les services RH peuvent désormais s’appuyer sur des solutions digitales dédiées à la gestion des absences. Accessibles en ligne, ces outils présentent de nombreux avantages. Ils permettent tout d’abord d’automatiser entièrement le traitement des demandes de congés.

Chaque salarié peut formuler sa demande directement en ligne, en précisant les dates et le type d’absence. Les règles d’entreprise sont paramétrées à l’avance, de sorte que les demandes respectant ces règles sont automatiquement validées. Il n’y a donc plus besoin pour les RH de les traiter une par une.

Ces outils offrent également une vision consolidée des absences en temps réel. Tableaux de bord et calendriers permettent de visualiser facilement les congés posés par service ou par profil. Les RH peuvent ainsi anticiper les absences et prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité de l’activité.

Un auto-service facilitant la vie des collaborateurs

Côté collaborateurs, ces solutions digitales facilitent également la gestion des absences au quotidien. Chacun peut formuler une demande de congé quand il le souhaite, sans contrainte de temps ou d’horaire. Il visualise aussi directement dans son espace personnel ses soldes de congés et les demandes en cours.

L’auto-service permis par ces outils participe à l’amélioration de l’expérience employé. Les salariés gagnent en autonomie pour gérer leurs absences. Ils n’ont plus à multiplier les relances par mail pour savoir si leur demande a bien été acceptée. Tout est centralisé et visible en temps réel.

Une démarche digitale gagnant-gagnant

La digitalisation de la gestion des congés et absences est donc une démarche gagnant-gagnant, à la fois pour les RH, les managers et les collaborateurs. Elle permet de fluidifier les processus, de gagner un temps précieux et in fine d’améliorer la productivité ainsi que l’expérience employé.

Les solutions existantes sur le marché sont de plus en plus complètes. Il est possible de paramétrer finement les règles de gestion, les workflows de validation et les profils de droits. Les tableaux de bord et analytics embarqués fournissent des indicateurs précis pour un pilotage optimal des absences.