Comment créer un calendrier prévisionnel ?
Vous avez peut-être décroché un poste de chef de projet dans l’entreprise de vos rêves ? Mais maintenant, vous vous demandez sûrement comment organiser votre travail pour atteindre vos objectifs.
C’est vite un casse-tête, que ce soit pour des projets personnels, ou dans le monde de l’entreprise. Le calendrier prévisionnel est un outil de visualisation et d’organisation du projet essentiel. Une carte bien détaillée pour atteindre le trésor tant convoité. Pour devenir l’Indiana Jones de la gestion de projet et être encensé par votre patron, suivez le guide !
Les pré-requis du calendrier prévisionnel
Définir le cycle de vie du projet
C’est le moment de vous retrousser les manches, de regarder le projet dans les yeux, et de le décortiquer. Un brainstorming, seul ou en équipe, permet de commencer à identifier les étapes de vie du projet. Puis l’organisation des idées de façon chronologique vient parfaire ce premier jet. Il est très important de définir les phases temporelles, que ce soit la durée globale, ou celle de chaque phase du projet.
Identifier les ressources humaines et matérielles
Qui dit projet, dit moyens. Ils vont être notamment humains et matériels, mais aussi financiers. Ce dernier point est d’ailleurs généralement lié aux premiers.
Planification des ressources humaines
Votre équipe a les yeux rivés sur vous, il est temps de leur montrer de quoi vous êtes capable. Il faut évidemment répartir les tâches, en fonction des compétences et qualités de chacun. Mais surtout, il faut vous assurer avant de commencer que vous disposez des forces vives dont vous avez besoin.
Dans le cas contraire, il y a deux solutions :
- Adapter les objectifs concernant le projet : si vous savez qu’il y a une personne en arrêt maladie pour les mois à venir, il faudra peut-être prévoir plus de temps dans votre calendrier prévisionnel ;
- Identifier les besoins en recrutement pour arriver à vos fins sans rogner sur le temps.
Besoins en matériel
Vous pensez qu’il faut investir dans une machine plus performante pour un atelier de production, pour faire gagner du temps au projet ? Si votre patron n’y est pas favorable, il va falloir en tenir compte dans votre organisation. Idem s’il s’agit de vous équiper dans un logiciel spécifique, par exemple.
Construction du calendrier prévisionnel
Choix du modèle et du logiciel de gestion de projet
Il y a bien sûr la star de la bureautique : Excel. Il offre plusieurs possibilités de présentation de votre calendrier prévisionnel. Des modèles pré-enregistrés, aux fichiers créés de toutes pièces (ou cases), c’est le plus accessible.
Il existe aussi la méthode des cartes mentales, qui est assez visuelle. Quelle que soit la méthode, vous trouverez des logiciels spécialisés. Le marché de la gestion de projet s’est fortement développé pour proposer des solutions, toujours plus intuitives et visuelles. Elles ont pour but de vous faciliter la vie et vous décharger un tant soit peu mentalement. Peut-être que votre entreprise a déjà ses habitudes ?
Création d’un diagramme de Gantt
Le diagramme de Gantt, du nom de son créateur dans le courant du XXème siècle, est un autre incontournable de la gestion de projet. Cet outil permet de visualiser l’avancement du projet, dans son ensemble ou ses différentes parties, selon votre calendrier prévisionnel. Vous surveillez ainsi ce qu’il reste encore à faire. Le taux d’avancement des tâches en cours, leur durée, leur répartition au sein de votre équipe… Tout y est consigné, et affiché de manière synthétique. Là encore, un logiciel dédié reste le plus pratique. Son utilisation est parfaitement indiquée dans la gestion des plannings de chantier, par exemple.
Identification du chemin critique
Le mot « critique » laisse vite présager du pire. Il indique surtout le caractère essentiel des travaux qui jalonnent le chemin en question, pour arriver à destination. Il s’agit tout simplement de la plus longue série de tâches reliées entre elles, et dont dépend l’aboutissement d’une mission.
Le chemin critique s’utilise en parallèle du diagramme de Gantt. On peut résumer ainsi les différentes étapes (encore et toujours des étapes !) pour y parvenir :
- Lister toutes les tâches du projet ;
- Estimer la durée de chaque tâche ;
- Identifier les dépendances ;
- Dessiner un diagramme en réseau (grâce aux logiciels) ;
- Déterminer le chemin le plus long : le voilà, le chemin critique !
- Mettre à jour le chemin critique à mesure que le projet progresse.
Le rôle du chef de projet et l’équipe dans le suivi du calendrier prévisionnel
On ne va pas se mentir. Vous avez beau avoir ficelé votre projet de manière optimale, le plan ne se déroule pas toujours sans accroc. Retards d’acheminement, fournitures manquantes, personnel qui manque à l’appel… C’est pourquoi il vaut toujours mieux intégrer une marge de sécurité, pour avoir plus de souplesse dans votre calendrier prévisionnel.
Dans tous les cas, il est essentiel de vous tenir informé de l’avancement et des éventuels désagréments rencontrés, pour réagir au plus vite. Et aussi pour se féliciter et encourager les équipes à continuer dans cette voie quand tout se passe bien ! On a tendance à l’oublier, mais la motivation est un facteur essentiel pour éviter certains accrocs d’ordre humains.
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