Enveloppe non affranchie : ce qu’il faut savoir

Vous vous dites peut-être que ne pas affranchir son courrier n’est pas grave ? Que cela peut arriver à tout le monde ? C’est vrai, ça peut arriver. Mais en revanche, ce n’est pas à prendre à la légère.

Il y a plusieurs raisons pour lesquelles vous devriez faire attention à ce détail qui n’en est pas un. Nous allons vous expliquer lesquelles. Mais une erreur est vite arrivée. Alors pour éviter cette problématique, vous pouvez aussi mettre en place quelques actions au sein de votre entreprise.

Comprendre l’affranchissement

Environ 9,7 milliards d’objets sont adressés en France et à l’étranger chaque année, selon l’Arcep. Parmi ces envois, les entreprises sont bien évidemment concernées. L’affranchissement permet de garantir l’arrivée du courrier à bon port, le plus rapidement possible. Les coûts sont justifiés par le fonctionnement des services postaux pour effectuer la mission de distribution des lettres et colis.

L’opération d’affranchissement peut être réalisée à la main, ou par des machines qui permettent de gagner du temps lorsque le volume de courrier à traiter est important. C’est en tout cas un élément non négligeable du fonctionnement d’une entreprise, que ce soit en termes de coût ou d’efficacité.

Les conséquences des enveloppes non affranchies

Qu’arrive-t-il lors de l’envoi d’une enveloppe non affranchie ?

Cas où l’expéditeur n’est pas indiqué

Imaginez : vous avez envoyé une facture, mal ou non affranchie, à un gros client. Rien ne garantit qu’elle arrivera à destination. Et comme vous n’avez pas indiqué vos coordonnées, le courrier risque fort de se perdre définitivement. Vous allez penser que votre client met trop de temps à vous payer, et éventuellement le relancer. Pourtant, il attend seulement ladite facture pour la régler. Pire, le destinataire peut tout de même se voir demander de payer la note. Il est question de 3€ de taxe d’insuffisance d’affranchissement, en plus du coût d’affranchissement que vous auriez dû payer.

C’est donc la double peine : vous ne recevez pas votre créance en temps et en heure, et votre client se voit rappelé à l’ordre pour rien, et taxé tout aussi inutilement.

Cas où l’expéditeur est connu

Le courrier peut plus facilement vous être retourné. Vous pourrez alors le renvoyer, avec l’affranchissement adéquat, cette fois. Mais quel temps perdu ! Un temps précieux et préjudiciable, à l’expéditeur comme au destinataire.

Dans tous les cas, un défaut d’affranchissement implique un retard d’acheminement du courrier, qui peut impacter votre entreprise à plusieurs niveaux.

Quels sont les risques pour l’entreprise ?

Nous l’avons vu, c’est donc le destinataire, potentiellement un client, ou un partenaire, qui va devoir payer le coût de votre erreur. Cela peut avoir des conséquences négatives sur : 

• Votre image de marque ;
• Vos finances ; 
• Votre productivité.

Le risque est financier pour votre entreprise car, indirectement, trop d’envois non affranchis peuvent être sources de mauvaises relations avec des partenaires ou clients. Cela peut impacter le niveau d’activité, de contrats signés etc.

En plus, si les envois non affranchis se répètent, ils peuvent être vus comme une tentative de fraude. En effet, votre destinataire, qui va payer le prix fort, peut finir par se demander si vous ne cherchez pas à éviter de vous acquitter de l’affranchissement.

Les solutions pour éviter l’envoi d’enveloppes non affranchies

Le temps, c’est de l’argent. Si vous êtes susceptible de faire des erreurs d’affranchissement trop souvent, cela vaut le coup de réfléchir à l’une ou l’autre des solutions disponibles. Cela peut arriver en cas de turnover important dans l’entreprise, ou en l’absence, récurrente ou non, de personnel dédié.

Utilisation de services d’affranchissement automatique

Simple et pratique, cela peut être un bon investissement. Il s’agit d’une machine qui permet d’automatiser (ou presque) l’affranchissement de votre courrier. Une personne sera nécessaire pour la manipuler mais le temps de travail sera fortement diminué car c’est l’appareil qui va remplir la partie la plus importante de la mission. La machine pèse le pli puis imprime directement sur votre courrier l’information nécessaire à un bon affranchissement. Vous éviterez ainsi les erreurs.

Ce dispositif est pertinent à partir de 20 courriers par jour, car c’est là qu’il commence à devenir rentable et absorbe le coût de fonctionnement. La machine se loue, et il y en a plusieurs sortes ; renseignez-vous auprès des services postaux pour identifier celle qui convient le mieux à votre niveau d’activité.

Passer par un service de courrier professionnel

Vous pouvez éventuellement déléguer vos envois postaux à un prestataire extérieur. Là encore c’est un investissement, à vous de voir quelle solution est la meilleure. Cela dépend de la taille de votre entreprise et du volume de courrier à traiter.

L’utilisation du numérique

De plus en plus de courriers sont envoyés par mail. C’est le cas des devis, des factures, des contrats… Cela peut limiter le risque de faire des erreurs d’affranchissement. Si la procédure d’envoi est bien rodée, elle peut même faire gagner du temps.