Comment domicilier une entreprise ? notre guide en 2023

Domicilier une entreprise consiste à déterminer un siège officiel pour cette dernière. La structure pourra utiliser l’adresse comme correspondance et siège social. Aucune loi n’oblige le dirigeant d’une entreprise d’avoir une même une seule boîte postale pour ses activités. Certains chefs d’entreprises optent pour la domiciliation pour des questions pratiques, des raisons financières ou de crédibilité. La domiciliation d’une société suit une procédure chronophage qu’il est important de connaître avant de s’engager.

Sélectionner la domiciliation 

Avant de passer à la phase pratique, vous devez identifier les besoins de votre structure en matière de domiciliation d’entreprise. Cette étape est cruciale puisque certains domaines d’activités sont reconnus pour se focaliser dans une zone précise. Prenez les renseignements nécessaires et choisissez une adresse adaptée à vos activités. En choisissant le siège de votre établissement, vous devez être vigilant et ne pas tomber dans les pièges de débutant. Une entreprise de domiciliation doit disposer d’un agrément délivré par la préfecture dont la durée de renouvellement est de six mois.

Faire une comparaison des différents prestataires et signer le contrat de domiciliation 

Il ne faut pas choisir un prestataire à la hâte, prenez le temps de comparer les offres qui vous sont proposées par au moins trois professionnels. Vous devez connaître les services et les tarifs pratiqués par chacun. Si vous avez des doutes, rendez-vous sur le site pour consulter les avis. Une fois que toutes les pièces sont regroupées et que le formulaire est rempli, signez le contrat. Ce dernier mentionne les modalités de la domiciliation, les prestations incluses et les tarifs.

Choisir le siège de l’activité 

Pour la domiciliation de votre établissement, de nombreuses possibilités options s’offrent à vous. Par exemple, vous pouvez choisir : 

• L’adresse fournie par le prestataire que vous aurez choisi pour la domiciliation,
• Une adresse personnelle qui peut être votre domicile, 
• Une maison associative, 
• Le siège social d’une autre société, 
• Un bureau commercial acheté ou loué, 
• Une entreprise qui aide les jeunes structures à se développer, 
• Un espace de coworking si vous venez de créer votre entreprise. 

Gardez en tête que le siège social d’une entreprise impacte sur l’image que le client aura de cette dernière. Plusieurs sociétés de domiciliation proposent à leurs clients des adresses dans les grandes villes ou à l’international.

Mettre à jour les pièces officielles et gérer le courrier 

Après la signature de l’acte de domiciliation, la prochaine étape consiste à mettre tous les documents officiels dans lesquels l’adresse apparaît à jour. Il peut s’agir du registre du commerce et des entreprises, des statuts, et du site web. Vous devez également informer vos partenaires, fournisseurs et clients du changement de votre adresse et leur communiquer la nouvelle.

Une fois que vous changez l’adresse de votre siège, vous devez penser à la meilleure façon de gérer votre courrier. La première option consiste à demander que votre courrier soit expédié par la poste ou remis en main propre. L’autre solution est de choisir la dématérialisation du courrier pour une réception en ligne.