Un logiciel pour la gestion des bureaux : comment ça marche ?

Avec l’évolution des modes de travail et l’importance croissante de la flexibilité, un logiciel de gestion des bureaux devient essentiel. Cet outil permet de maximiser l’utilisation d’un espace de travail, d’offrir une bonne expérience aux employés et de favoriser une meilleure gestion du travail. Voici comment fonctionne ce logiciel et les avantages qu’il peut apporter à une entreprise!

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un tel logiciel ?

Aujourd’hui, dans le monde professionnel, la gestion efficace des bureaux et des parkings est une priorité pour de nombreuses entreprises. Avec l’émergence du travail hybride et du flex office, il est primordial d’avoir un système de gestion des bureaux qui permet une meilleure utilisation des espaces de travail. C’est pour cela qu’un logiciel de gestion des bureaux est utile! Ce dernier offre une solution clé en main pour gérer efficacement l’occupation des espaces partagés. Voici les quelques fonctionnalités d’un tel logiciel.

1. Réservation d’un espace de travail et jauge de remplissage

Les utilisateurs peuvent facilement réserver ou libérer un poste de travail en utilisant le logiciel de gestion des bureaux. Comme on peut le constater en passant par ce lien, ce type de solution permet une meilleure organisation des espaces de travail. La définition d’une jauge de remplissage offre à l’administrateur la possibilité de mieux contrôler la capacité maximale des bureaux. Cela évite les situations de suroccupation ou de sous-utilisation des espaces.

2. Création d’équipes et interfaçage au SIRH

Ce type de fonctionnalité permet une répartition équilibrée des postes de travail et une bonne collaboration. Les équipes peuvent être regroupées en fonction de critères comme les projets en cours, les services ou les compétences. L’intégration avec le SIRH de l’entreprise permet une gestion harmonieuse des congés et des présences des employés. Ainsi, les disponibilités du personnel sont prises en compte automatiquement lors des réservations de bureau pour éviter les conflits de planning.

3. Plan détaillé des étages

Une vue d’ensemble de la disposition des bureaux permet une gestion efficace des espaces. Ce genre de fonctionnalité aide les utilisateurs à visualiser facilement l’emplacement des bureaux disponibles et à choisir les places libres.

4. Gestion du parking et des types de places

En plus de la gestion des bureaux, cette catégorie de logiciel offre des fonctionnalités pour la gestion du parking. Les collaborateurs peuvent réserver ou libérer des places de stationnement, et le logiciel effectue une attribution systématique des places en fonction des règles de priorité définies. Il peut aussi prendre en charge la gestion des différents types de places de stationnement. Il peut s’agir des places pour petit véhicule, SUV, moto, vélo, etc., afin que les collaborateurs choisissent la place adaptée à leur véhicule.

5. Contrôle d’accès par caméra et statistiques d’occupation du parking

Grâce à cette fonctionnalité, un logiciel de gestion des bureaux permet non seulement de contrôler l’accès au parking. À travers des applications mobiles, les administrateurs peuvent reconnaître les plaques, afin d’autoriser ou refuser l’accès. Cela permet de sécuriser l’accès au parking. Grâce aux statistiques, les administrateurs comprennent mieux l’utilisation du parking et optimisent l’occupation des places. Le logiciel collecte des données sur l’utilisation du parking, telles que le taux d’occupation, les heures de pointe, etc.

Quels critères prendre en compte pour choisir la bonne solution ?

Afin de choisir la solution appropriée, il est nécessaire d’analyser les besoins de l’entreprise en matière de gestion des espaces de travail. Cette étape permettra d’éliminer les critères non adaptés. Voici les critères essentiels à considérer :

• Conformité aux réglementations en vigueur,
• Adaptabilité aux changements légaux,
• Accessibilité et simplicité de prise en main,
• Traçabilité et fonctionnalités collaboratives,
• Interfaçage avec divers outils,
• Sécurité, intuitivité et personnalisation,
• Tarif cohérent avec les fonctionnalités proposées.

Par exemple, l’interfaçage avec d’autres outils permet de lier un logiciel aux systèmes utilisés dans une entreprise. Il peut s’agir des calendriers, des outils de communication et des logiciels de gestion des ressources humaines. Ainsi, cela garantit une intégration fluide et une efficacité des processus !