Organisation d’une conférence : quel budget prévoir ?

Toute entreprise organise de temps en temps des conférences. Cela permet de discuter et de débattre sur un thème précis. Les conférences permettent aussi de mobiliser le personnel et les partenaires afin d’atteindre un objectif précis ou encore de faire connaître l’entreprise ou son produit. Cependant, l’organisation d’une conférence nécessite un certain budget. Pour vous donner une idée des dépenses à effectuer, nous vous invitons à lire ces quelques lignes.

Les points à examiner pour déterminer le coût de l’organisation d’une conférence

Le coût de l’organisation d’une conférence dépend de plusieurs facteurs. En effet, vous devez penser aux coûts fixes, aux coûts annexes ainsi qu’aux coûts variables. Découvrez les détails.

Les coûts fixes

Pour organiser une conférence, il y a des coûts fixes que vous ne pouvez pas ignorer. Cela concerne la salle de conférence et le matériel.

En effet, le coût de la location de la salle de conférence dépend de son type. Vous avez le choix entre une salle de fêtes, un gymnase, un hôtel, un restaurant ou encore une maison de quartier. Si un grand hôtel coûte cher, une maison de quartier sera plus abordable.

Vous pouvez aussi opter pour un espace extérieur, comme un jardin, un terrain privé ou un parc public. Naturellement, le terrain privé est plus cher que le parc public. Dans tous les cas, n’oubliez pas de faire les réservations.

Le prix dépend par ailleurs de l’accessibilité du lieu de la conférence. Vous devez demander s’il y a un parking pour accueillir tous les participants. Un lieu de réunion avec un parking est pratique. Si celui que vous avez choisi n’en dispose pas, le coût de la location devra diminuer.

Il en est de même pour la localisation de la salle de conférence. Le prix de location des salles situées à Marseille, à Paris, à Lyon ou à Toulouse est nettement plus élevé que dans d’autres villes moins peuplées.

En ce qui concerne le matériel, vous devez inclure dans le budget la location :

• D’un vidéoprojecteur ;
• D’un écran ;
• D’une sonorisation ;
• Du mobilier ;
• De tout ce dont vous avez besoin.

Ainsi, pour optimiser le budget, vous pouvez choisir une salle de conférence qui est déjà équipée. Vous pouvez d’ailleurs comparer les prix pour trouver la meilleure solution sans trop dépenser.

Par contre, une conférence en ligne est nettement moins chère. Il suffit d’avoir une connexion haut débit et le tour est joué.

Les coûts annexes

Lors de l’organisation d’une conférence, vous devez aussi prévoir dans le budget les coûts annexes. Cela touche les éléments de décoration, la pause-café, le dîner, les encas, les frais de diverses activités (piscine, ping-pong, tennis, etc.) sur le lieu. L’existence des activités va rendre la conférence plus intéressante. Ainsi, pour éviter les mauvaises surprises, il faut les prévoir.

Les coûts variables

Les coûts variables changent selon le nombre de participants et la durée de la conférence. D’après le nombre des participants, il faut donc prévoir les frais de transport, la restauration ainsi que l’hébergement éventuel. Il faut aussi garder une certaine somme pour les imprévus.

Le prix moyen de l’organisation d’une conférence

D’après tous ces critères, le prix moyen pour organiser une conférence est de 150 euros par personne. Plus les participants sont nombreux, plus vous serez amené à payer une somme conséquente, surtout si cet événement s’adresse à un public important pour votre entreprise (fournisseurs, prospects…). 

À qui confier l’organisation d’une conférence ?

Vous pouvez vous-même organiser une conférence. Mais cela demande beaucoup de temps et de préparation. Si vous êtes occupé, vous pouvez confier la tâche à un professionnel. Il se chargera de l’organisation de la conférence de A à Z.