La facture acquittée : une preuve comptable à maîtriser

Si la facture acquittée n’est pas obligatoire, elle est toutefois vivement recommandée à toute entreprise qui tient une comptabilité, mais pas seulement. Sans ce document, l’organisation aura des difficultés à avoir une vision claire sur ses dépenses.

Une facture acquittée, c’est quoi ?

Lors d’un achat, une facture atteste d’une commande de produit ou de service, entre un client et son fournisseur. Il s’agit alors d’un devis normale dit « à payer ». Une facture en bon et due forme comprend nécessairement : sa date d’émission, son numéro de facture, le montant détaillé des produits ou services commandés, le taux et le montant de la TVA, le numéro d’un éventuel bon de commande, l’adresse de facturation ainsi que les modalités de règlement.

En revanche, une simple facture, même si elle est obligatoire, ne mentionne pas si le règlement de celle-ci a été effectué, entièrement ou en partie. 

Plus qu’un reçu, une facture acquittée est la preuve qu’une créance a été intégralement payée par le client. La mention « acquittée » y est alors ajoutée.

Qui acquitte une facture ?

Contrairement à la facture qui est émise uniquement par le fournisseur (ou prestataire), la facture peut être acquittée par différentes personnes:

• Le créancier : pour établir une facture acquittée, le créancier ne doit surtout pas en émettre de nouvelles ; il doit apposer les mentions obligatoires sur la facture déjà établie. Une entreprise qui utilise un logiciel de facturation peut parfaitement éditer la facture initiale et la compléter avec les mentions obligatoires, avant de la transmettre si nécessaire à son client. 

• Le débiteur : un client peut tout autant apposer la mention « acquittée » sur la facture qu’il a en sa possession, mais seulement après avoir procédé au règlement de celle-ci. Il peut alors indiquer sur la facture concernée : facture payée le jj/mm/aaa par chèque n° xxx ou encore par virement bancaire.

• L’expert-comptable dans le cadre d’un marché public : les entreprises retenues lors d’un marché public émettent des factures. Ces dernières, accompagnées d’un relevé de mandat, sont signées par le comptable public qui, par ailleurs, indique sur chacune d’entre elles la date de paiement.

Cependant, la dématérialisation gagne du terrain. Les entreprises ont de plus en plus recours à des logiciels de facturation qui leur offre la possibilité de procéder à des signatures électroniques.

Quelle est la valeur juridique d’une facture acquittée ?

Si la facture acquittée ne relève d’aucune obligation comptable, elle apporte cependant les preuves au client, mais aussi à l’entreprise, que le règlement a bien été réalisé.

En cas de litige, la facture acquittée est donc une preuve juridique incontestable du règlement d’une créance, à condition toutefois de porter les mentions légales. Toute facture acquittée est un document commercial et comptable qui doit alors être impérativement conservé par l’entreprise ou par le client. 

Ce modèle de facture à lui seul peut vous aider à prouver votre bonne foi et ainsi couper court à un litige devant les tribunaux français.

Comment rédiger une facture acquittée ?

La facture acquittée est, ni plus ni moins, que la facture initiale (même numéro de facture) sur laquelle on atteste de son règlement intégral. 

Pour être considérée comme recevable d’un point de vue juridique, une facture acquittée doit être rédigée correctement et doit comporter certaines mentions obligatoires. Sur celle-ci, il doit impérativement figurer :

• la mention « acquittée », bien visible ;
• la date du paiement de la facture et son mode de règlement ;
• les références du règlement ;

Un tampon supplémentaire de l’entreprise ou une signature ne sont pas indispensables et ne sont pas non plus exigés en cas de litige.

Quand la rédiger ?

D’un point de vue légal, une facture acquittée est une facture payée dans son intégralité. Il est en conséquence très important, pour toute entreprise ou prestataire, de s’assurer du recouvrement de la créance avant d’apposer la mention « acquittée ». Dans le cas contraire, si la facture porte la mention « acquittée » aucun recours ne pourrait avoir lieu envers le client concerné.

Si le client souhaite apposer lui-même la mention « acquittée » sur la facture, il doit être en mesure d’apporter la preuve du règlement de cette dernière. C’est pourquoi il doit s’assurer que son compte bancaire a bien été débité de la somme en question, avant d’apposer cette mention et d’envoyer sa facture acquittée au créancier. Il peut également y joindre une preuve de virement ou une copie de son relevé bancaire.

Les règlements en espèces, bien qu’ils soient de moins en moins pratiqués, sont particulièrement concernés par l’émission d’une facture acquittée.

Pourquoi demander une facture acquittée ?

L’expert-comptable peut distinguer plus rapidement les factures en attente de règlement de celles qui sont déjà acquittées. La gestion de la comptabilité est alors facilitée.

Une facture acquittée est par ailleurs une preuve de règlement qui peut être demandée lors de demande d’emprunt, de remboursement, de versement d’aides ou de subventions. C’est d’ailleurs le cas des aides européennes qui exigent la preuve d’un règlement pour leur attribution.

Quelles alternatives à la facture acquittée ?

Dans certains cas, il peut être compliqué, voire impossible d’obtenir une facture acquittée (entreprise qui n’existe plus, date lointaine…). Mais comment prouver sa bonne foi ? Étudions trois possibilités:

• Si vous avez réglé par chèque : il convient de rechercher le talon de chèque que vous aurez pris soin de conserver au moment du paiement. Grâce à celui-ci, votre établissement bancaire peut vous délivrer l’identité du bénéficiaire ;

• Si vous avez réglé par carte bancaire : l’opération concernée doit être recherchée sur votre relevé de compte ; le nom du créancier y apparaît ;

• Si vous avez réglé par virement bancaire : toujours sur votre relevé de compte, l’opération correspondant au virement effectuée vous permet d’attester du paiement. Attention cependant à bien faire apparaître le nom du bénéficiaire lors du virement bancaire.

Vous avez des factures en attente de paiement ? Faites-vous accompagner par des professionnels

Qui n’a jamais connu un problème de paiement d’un client ? Bien que cela soit énervant, lorsque cela arrive périodiquement, de nombreuses choses peuvent vous contraindre de procéder à des mises en demeure. Mais, cela n’aboutit pas toujours au résultat escompté. Toutefois, il est possible de se faire accompagner pour pouvoir faire acquitter une facture impayée, et ce, que ce soit à l’amiable ou judiciairement parlant.

En effet, il n’est pas possible de connaître toutes les lois et faire appel à un avocat peut coûter cher. C’est notamment pour cela que nous vous recommanderons de vous diriger vers des sociétés de recouvrement comme par exemple Bye Créances — il en existe plein d’autres bien sûr.

Ce genre de société permet d’avoir une facture acquittée rapidement, le tout, sans avoir à besoin de réaliser des étapes de votre côté. Cette société viendra vous offrir (payant) un suivi du début jusqu’à la fin. Pour plus de renseignements sur ce genre de société de recouvrement, n’hésitez pas à consulter le site internet précédemment intégré ou encore, de vous rendre directement sur place.