Améliorer ses programmes de transformation
Dans le cadre d’un lancement de programme de transformation, d’excellence ou d’innovation opérationnelle, les managers s’inquiètent d’obtenir l’engagement des collaborateurs sur la durée. Ils sont également souvent préoccupés par la gestion des programmes et leur suivi en interne. Il existe pourtant des solutions pour améliorer les programmes de transformation en entreprise.
Instaurer un pilotage efficace des programmes pour les améliorer
La réussite des programmes de transformation repose en grande partie sur un pilotage efficace. Il existe à cet effet des outils tout-en-un mettant à la disposition des entreprises différentes fonctionnalités : fiche de cadrage, remontée des décisions, évolution des risques, bilan projet, rapport flash, etc. Comme l’explique ce site, spécialiste du pilotage efficace des plans de transformation, cela permet de gagner du temps, car il ne sera plus nécessaire de former ses équipes pendant des jours. Dès lors, les solutions dédiées permettent d’avoir une vue globale sur l’état de santé des projets.
Elles facilitent aussi la diffusion d’une culture projet à travers le remplissage collaboratif des fiches cadrage et une roadmap collaborative pour un pilotage de type macro. De plus, un pilotage efficace réside dans la centralisation des décisions importantes et urgentes : décisions à prendre, décisions en retard, décisions prises, etc. Le suivi de l’avancement des programmes de transformation et des principaux indicateurs en temps réel est également important. Cela est désormais facilité par les outils dédiés. Ceux-ci offrent la possibilité aux managers de générer rapidement le bilan d’un projet avec toutes les métriques et les retours des équipes intervenantes.
Les données à suivre de près dans les projets
Le pilotage d’un projet peut être assimilé à la conduite automobile : on ne peut se passer du tableau de bord et des indicateurs. Il existe donc des données spécifiques à suivre de très près dans les programmes :
- les indicateurs de coûts : coûts réels, coûts des retards, coûts non planifiés, écart de coûts du projet,
- les indicateurs de délais : taux de retard, durée d’une tâche, écart de durée, écart de délai,
- les indicateurs de qualité : satisfaction des clients, nombre d’erreurs, plaintes,
- les indicateurs d’efficacité et d’avancement : taux d’avancement, temps passé sur le projet, nombre de tâches ou de jalons réalisés, etc.
La liste des indicateurs de performance n’est pas exhaustive. Ceux-ci sont en effet nombreux et variés et il est même possible de créer ses propres KPI. L’usage d’un logiciel de gestion de projet est par ailleurs une solution pratique pour la création et la mise à jour des indicateurs de performance en temps réel.
Adopter une culture projet pour améliorer ses programmes de transformation
La culture projet se construit dans le temps et doit être une volonté de l’organisation, embarquant et alignant les équipes. Pour l’adopter, il faudra commencer par tester la maturité de l’organisation. Faire réaliser ce test à plusieurs parties prenantes permettra d’obtenir une analyse collective. Pour réussir et consolider sa culture projet, l’entreprise doit également identifier et impliquer l’ensemble des parties prenantes du projet, qu’elles soient internes ou externes.
L’idéal est d’évaluer l’impact et/ou le soutien de chaque intervenant avec une matrice pouvoir/intérêt. De plus, l’utilisation d’un logiciel de gestion de projet permettra d’accompagner l’efficacité transverse des recherches ainsi que la mobilisation de chaque partie. L’optimisation des programmes de transformation repose notamment sur l’amélioration du pilotage, la définition d’indicateurs de performance spécifiques et l’adoption d’une culture projet. Enfin, l’intervention d’un outil dédié est devenue un impératif.
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