BDESE : Que doit-elle contenir ?

La Base de Données Économiques Sociales et Environnementales (BDESE) est un document unique qui regroupe toutes les données de l’entreprise concernant sa gestion du personnel, ses finances et les conséquences de son activité sur l’environnement.

C’est un outil qui permet de donner une image précise de l’activité de l’entreprise à l’instant T et qui est tenu à la disposition du CSE (Comité Social et Économique). Il sert de base à l’évaluation de sa situation financière, des directions stratégiques, de la politique sociale, des conditions de travail des salariés et des conséquences environnementales de ses productions.

La réglementation appliquée à la BDESE

Avec le changement climatique, la loi « Climat et résilience », en vigueur depuis le 25 août 2021, transforme la BDES en BDESE et y apporte quelques modifications. Mais elle est d’abord créée, le 11 janvier 2013, par les partenaires sociaux signataires de l’Accord National Interprofessionnel. 

Elle est définie par les articles L2312-18, L2312-36 et L2312-21 du code du travail. De plus, depuis le décret du 14 juin 2013, sur la loi de sécurisation de l’emploi, sa mise en place est devenue obligatoire dans certains cas. 

Qui est concerné ?

Toutes les entreprises d’au moins 50 salariés sont concernées par cette obligation légale. Lorsqu’il s’agit d’un groupe, il faut prendre en compte les effectifs totaux de l’ensemble des établissements appartenant au groupe. La réglementation n’est pas tout à fait la même à partir de 300 salariés, comme nous le verrons ensuite.

C’est à l’employeur que revient le devoir de la concevoir, de la mettre régulièrement à jour, et de la tenir à la disposition du CSE et des représentants du personnel. C’est lui aussi qui gère les autorisations d’accès à ce document pour son actualisation ou sa consultation. 

Sur quelle période ?

La BDESE doit contenir les informations concernant l’année en cours. Elle doit aussi obligatoirement contenir les données concernant les deux années précédentes et les prévisions sur les trois années à venir.

L’employeur doit l’actualiser au moins une fois par an. En cas de manquement de sa part, le CSE peut saisir les instances compétentes pour le contraindre à communiquer les éléments manquants. Une amende de 7 500 € peut aussi être appliquée.

BDESE : les informations qui doivent être renseignées

Depuis l’ordonnance n° 2017-1387 du 22 septembre 2017, relative à la prévisibilité et à la sécurisation des relations de travail, les éléments qui constituent le contenu de la BDESE peuvent être négociés. 

Sans accord collectif d’entreprise, on y retrouve les mentions imposées par le code du travail. Mais avec un accord négocié entre l’entreprise, le CES et les représentants du personnel, on ajoute de toute façon les conséquences environnementales de l’activité de l’entreprise aux mentions décidées par cet accord.

Le contenu obligatoire sans accord collectif n’est pas tout à fait le même en fonction du nombre total d’employés de l’entreprise ou du groupe. Il est, en effet, légèrement différent pour les entreprises qui emploient :

• Entre 50 et 299 salariés ;
• Entre 300 et 499 salariés (non soumises à la déclaration de performance extra-financière si elles ne dépassent pas 100 millions d’€ de chiffre d’affaires) ;
• Au moins 500 salariés (soumises à la déclaration de performance extra-financière si elles dépassent les 100 millions d’€ de chiffre d’affaires).

Pour résumer, plus l’entreprise ou le groupe compte d’employés, plus la base de données économiques sociales et environnementales doit être précise. Voici, dans les grandes lignes, les données qui doivent y apparaître, selon six principaux volets.

Le volet de l’investissement social et culturel

Cette partie se concentre sur l’évolution des effectifs salariaux, avec le détail des contrats (type de contrat, ancienneté, âge, etc.), des catégories professionnelles, des personnes handicapées, des stagiaires de plus de 16 ans et des investissements dans la formation professionnelle et dans les conditions de travail (accidents du travail, maladies professionnelles, temps de travail, etc.)

Pour les entreprises qui dépassent les 300 salariés, les données relatées seront plus précises encore. On donnera, par exemple, les chiffres précis du nombre de contrats à durée déterminée au 31 décembre de l’année concernée et l’effectif permanent.

Doivent aussi être consignés dans la BDESE des contributions aux activités du comité d’entreprise et le mécénat. 

Le volet de l’investissement matériel et immatériel

Celui-ci fera un rapport des investissements pour l’innovation, l’amélioration des processus de fabrication et leurs impacts sur l’emploi et ses conditions. Mais aussi des amortissements et dépréciations des actifs nets, du taux de productivité.

L’égalité professionnelle entre les femmes et les hommes

Ce sont toutes les mesures en faveur de la parité. C’est-à-dire l’évolution des situations respectives en fonction des catégories professionnelles, des formations, de l’accès aux postes. 

Mais aussi la relation vie professionnelle / vie personnelle, les écarts de salaires et le déroulement global des carrières en fonction de l’âge, de l’ancienneté et de la qualification.

Il s’agit de relater non seulement les évolutions, mais aussi les objectifs de progression dans le sens de la parité. Indicateurs à l’appui, il faut donc y consigner tous les axes d’amélioration.

Les données financières et salariales 

Endettement, impôts, rémunération des actionnaires et financeurs, transferts au sein du groupe, épargne salariale, partenariats, etc. Toutes les données financières doivent être communiquées de façon claire et transparente. 

C’est aussi le cas de l’état des rémunérations des salariés et dirigeants, qui doivent y être rapportées pour les groupes de plus de 300 salariés. Il s’agit des rémunérations, des primes et avantages, des régimes de prévoyance et de retraite complémentaire, entre autres.

Le volet environnement 

Cette nouvelle partie de la BDESE concerne trois grands axes:

• La politique générale, c’est-à-dire tout ce qui est fait en faveur de la préservation de l’environnement. Les certifications ou les projets de certification, les démarches dans le sens de l’information sur les impacts de l’activité de l’entreprise sur la planète, seront notifiées dans la BDESE dorénavant. 
• L’économie circulaire, donc le traitement des déchets et des ressources. Ce sont toutes les données disponibles sur les efforts déployés pour éviter la production de déchets supplémentaires, ou pour le traitement raisonné des déchets inévitables. Ce sont aussi toutes les données disponibles concernant l’utilisation des ressources non renouvelables.
• Le bilan des émissions de gaz à effet de serre. Toutes les sources d’émission de gaz à effet de serre qui proviennent de l’activité de production de l’entreprise doivent rigoureusement être identifiées. En outre-mer, à partir de 250 salariés, et en France métropolitaine, à partir de 500 salariés, le bilan d’émissions de gaz à effets de serre est obligatoire.

Sous quelle forme peut rendre la BDESE accessible ?

La BDESE doit être rendue disponible au CSE sous une forme numérique ou papier pour les entreprises de moins de 300 salariés. Son support est obligatoirement informatique pour les entreprises de plus de 300 salariés.

Pour les versions papier ou informatiques simples, il existe des modèles de fichier Excel, qui peuvent suffire aux entreprises de moins de 300 salariés. Mais il faut être vigilant sur leur nomenclature. Elle est basée sur les données obligatoires et ne correspond peut-être pas au contenu négocié au sein de votre groupe.

Pour les entreprises de plus 300 salariés et pour plus de facilité dans sa mise à jour, il existe un grand nombre de logiciels qui permettent la saisie automatique des données nécessaires. En effet, la numérisation de la base de données économiques, sociales et environnementales facilite sa mise à jour en temps réel et son accès pour consultation. 

D’ailleurs, le contenu de la BDESE, par définition, comprend des données à caractère personnel à propos desquelles l’employeur doit se soucier de rester en conformité avec le règlement sur le traitement des données personnelles (RGPD).