Evénement d’entreprise : les points incontournables

Les entreprises organisent souvent des évènements. Il peut s’agir d’un salon, d’une porte ouverte, d’un séminaire, d’un congrès, d’un team-building, d’une conférence, d’une soirée, d’un cocktail ou encore d’une séance de formation. Pour la réussite de l’organisation, il est essentiel de prendre en compte le moindre détail. Le respect de certaines étapes permet d’avoir une vision claire de votre organisation. Mais quelles sont les bonnes pratiques à mettre en place pour bien organiser son évènement ?

Le prestataire pour votre buffet lors de l’évènement d’entreprise

La clé d’un évènement réussi passe par la prise en compte de chaque détail. Parmi eux figure le choix du buffet à proposer aux invités. C’est en effet une étape complexe et sensible dans l’organisation d’un évènement. Vous pouvez trouver un prestataire de confiance en cliquant sur ce lien, qui vous propose une large variété de menus.

L’expérience culinaire de vos invités dépendra de votre décision et du choix de votre traiteur. L’appréciation par vos convives du menu servi reflétera la réussite ou non de votre évènement. Le prestataire doit donc proposer des plats de qualité, mais l’hygiène et le service sont tout aussi importants. Il est de ce fait conseillé de comparer plusieurs prestataires, vous renseigner sur leur parcours et leur professionnalisme. Vous pourrez ainsi instaurer un climat de confiance avec le traiteur choisi, et aboutir à une collaboration positive.

Le choix du traiteur

Le choix du prestataire pour le buffet dépend en grande partie du type d’évènement que vous allez organiser.

Le traiteur doit être apte à gérer un grand nombre de convives. Il est donc indispensable de définir clairement le type d’évènement, le nombre de personnes conviées, et ce que vous attendez pour le buffet de l’évènement. Si certaines occasions ne nécessitent qu’une entrée et un plat, d’autres exigent par contre un cocktail et des menus complets. Pour assurer la satisfaction de tous les invités, il est très important de donner un maximum de détail à votre prestataire.

Il est très important de déterminer à l’avance l’emplacement, le lieu où l’évènement va se dérouler. Confier votre évènement à un prestataire qui connaît mal votre région peut être problématique. Il peut en effet avoir des difficultés sur certaines conditions, comme la circulation, le climat, etc. Les prestataires géographiquement proches sont donc à privilégier. Par la même occasion, cela vous fera économiser sur leurs frais de déplacement. Si vous envisagez d’organiser votre évènement en extérieur, le prestataire choisi devra avoir une bonne connaissance des mesures de sécurité à mettre en place.

Le choix du menu

Une fois que vous avez choisi le traiteur à qui confier le buffet vient l’étape de la sélection du menu. Celui-ci est à définir en fonction de la durée de l’évènement et dépend en grande partie de votre budget. Vous avez le choix entre un buffet en libre-service ou un menu servi à l’assiette. Vous pouvez aussi pencher pour un menu style cocktail, idéal pour favoriser les échanges entre participants.

Le choix du menu dépend de l’heure à laquelle l’évènement va se dérouler. S’il s’agit d’un petit-déjeuner, les jus de fruits et les boissons chaudes comme le thé ou le café sont incontournables, accompagnés de viennoiseries, de pâtisseries, etc. S’il s’agit d’un déjeuner, il vous faudra choisir une entrée et quelques options pour l’apéritif. Pour un dîner, vous aurez le choix entre une soupe, un plat principal, une salade et quelques accompagnements. Ajoutez par la suite une portion de dessert, ce qui ne manquera pas de faire plaisir à vos convives.

Pour un cocktail, prévoyez une dizaine, voire une quinzaine de portions à multiplier par le nombre d’invités. N’oubliez pas les boissons et prenez en compte les éventuelles restrictions alimentaires dont certaines personnes pourraient souffrir.

La réservation et la logistique du lieu de l’évènement

Le côté logistique est parfois négligé lors de la préparation d’un évènement. Ce qui est une grave erreur, car la réussite de votre évènement dépend en partie de ce point.

La logistique tient une grande place dans l’organisation. Elle regroupe l’ensemble des ressources requises pour assurer le bon déroulement de votre évènement.

La gestion de la logistique nécessite la prise en compte de certains points. Tout d’abord, il faut définir le type de client qui va assister à l’évènement. Cela vous permet d’avoir une idée du nombre de convives susceptibles d’être présents. Les éléments de la logistique doivent être conformes à l’identité et à la culture de l’entreprise.

Les éléments de la logistique à prévoir dépendront du type d’évènement organisé. Il est par exemple inutile de programmer une scène grandiose s’il s’agit d’un séminaire. Déterminer la durée de l’évènement est tout aussi important, de même qu’éditer un programme le jour J.