Mettre en place un échéancier de paiement : le guide complet
En cas de retards de paiement, il n’est heureusement pas nécessaire de mener une action en justice. Très souvent, une facture impayée est dûe à des difficultés financières du côté du client : il est donc possible de trouver une solution à l’amiable grâce à la mise en place d’un échéancier entre le créancier et le débiteur. Mais comment s’y prendre, en pratique ? Quels sont les avantages de l’échéancier, et faut-il toujours en accepter la mise en place ? Vous découvrirez dans cet article tout ce que vous avez besoin de savoir sur l’échéancier.
Qu’est-ce qu’un échéancier ?
Tout d’abord, commençons par rappeler la définition d’un échéancier lorsqu’on parle de paiements. Il s’agit tout simplement d’un outil présenté sous la forme d’un calendrier indiquant à quel date chaque règlement doit être effectué.
Par exemple, suite à un prêt immobilier, l’échéancier permet à l’emprunteur de connaître les dates et montants exacts de chaque paiement, afin de se préparer au remboursement de son crédit le mieux possible. Dans le commerce, on parle plutôt de carnet de négociant, qui permet d’inscrire la date d’échéance de chacun des effets à recevoir ou à acquitter.
En revanche, dans cet article, nous allons surtout nous intéresser à la situation la plus fréquente de mise en place d’un échéancier : l’échéancier de paiement, qui sert à débloquer une situation de retard de paiement à l’amiable, en préservant la relation commerciale avec le client.
En quoi est-il avantageux ?
Il est toujours délicat de gérer un retard de paiement ou une facture impayée. Dans cette situation, l’échéancier de paiement est potentiellement avantageux, à la fois pour vous et votre client. En étalant le remboursement de manière précise sur plusieurs dates d’échéance, tout le monde y trouve son compte : vous obtenez le recouvrement de vos créances, tandis que votre client peut confortablement rembourser sa dette en fonction de ses capacités financières. L’échéancier s’inscrit donc pleinement dans votre stratégie de gestion du poste client.
En clair, en voici les avantages :
- Préserver la relation commerciale : Il serait dommage de gâcher la relation que vous avez construite avec votre client pour une question de retard de paiement. Grâce à l’échéancier, vous pouvez conserver voire même renforcer les liens entretenus avec vos clients.
- Éviter une action en justice : très coûteux à la fois en temps et en argent, le recours à la justice peut être évité dans la plupart des cas en optant pour une solution à l’amiable grâce à un échéancier.
- Recouvrement des créances accéléré : plutôt que de passer par une procédure juridique qui vous mettrait en opposition contre votre client, l’échéancier permet au contraire une coopération juste et équitable qui maximise vos chances de récupérer votre argent dans des délais raisonnables.
- Reconnaissance de dette : s’il est impossible de résoudre la situation à l’amiable via l’échéancier, ce dernier constitue alors un élément de preuve utile pour la procédure judiciaire de recouvrement.
Est-il toujours judicieux d’opter pour l’échéancier ?
Pour savoir si la mise en place d’un échéancier est viable, il est essentiel de regarder de près la situation de votre client débiteur. En effet, l’échéancier doit prendre en compte à la fois les intérêts du créancier, mais aussi les éventuelles difficultés du débiteur.
Tout d’abord, il faut s’assurer de sa bonne foi. Il est inutile de perdre votre temps si votre client est de mauvaise foi puisque peu importe l’accord conclu, il ne respectera pas les dates d’échéance fixées.
Supposons maintenant que votre client débiteur fait preuve de bonne volonté : a-t-il les capacités financières suffisantes pour respecter les termes de l’échéancier ? Ici encore, si les conditions financières ne sont pas remplies, la mise en place d’un échéancier a peu d’intérêt.
Voici quelques question à se poser pour évaluer correctement votre client débiteur :
- Paye-t-il d’autres fournisseurs avec du retard ?
- A-t-il également des retards de paiement auprès de l’URSSAF ou du Trésor Public ?
- Le client est-il en mesure de garantir le paiement des échéances imminentes ?
- Envisage-t-il de nouvelles commandes de matériel au cours des prochains mois ?
- Comment se porte le marché dans lequel le client opère ?
- Un plan de trésorerie a-t-il été établi ?
- Comment le client envisage-t-il sa situation à court, moyen et long terme ?
À l’aide des réponses que votre client débiteur vous apportera, vous pourrez ainsi juger de la viabilité ou non de la mise en place d’un échéancier pour recouvrer vos créances au plus vite.
Mise en place d’un échéancier : comment s’y prendre ?
Pour établir correctement un échéancier et ainsi garantir le bon recouvrement de vos créances, vous devrez négocier pour :
- Demander un paiement partiel immédiat : il est essentiel d’exiger un premier paiement de la part de votre débiteur pour évaluer sa bonne foi et s’assurer qu’il est bien décidé à coopérer sur toute la durée de l’échéancier.
- Planifier des échéances rapprochées : n’oubliez pas que la mise en place de l’échéancier se fait aussi dans votre intérêt. En minimisant la durée totale de l’échéancier autant que possible, vous récupérez votre argent rapidement et évitez d’éventuels décalages de trésorerie.
- Demander un accord écrit : cela va sans dire, mais il est impensable de convenir des modalités de paiement à l’oral. Il est essentiel de garder une trace écrite des échanges avec votre client, à la fois pour éviter toute ambiguïté par la suite et pour avoir un dossier solide en cas de procédure judiciaire.
- Suivre les paiements : tout au long de l’échéancier, restez vigilant et veillez à l’implication de votre client débiteur. Au moindre problème, vous devez être prêt à engager une procédure judiciaire de recouvrement.
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