Logiciel ERP : définition et utilisation

Aujourd’hui, le nombre d’entreprises ne cesse de croître et pourtant la plupart d’entre elles n’arrive pas à subsister. Plusieurs facteurs expliquent cet état de choses, entre autres, la mauvaise gestion quotidienne des activités. Même si une société dispose du personnel nécessaire, elle doit également être équipé de logiciels leur permettant d’avoir une vue globale sur l’entreprise et sur son fonctionnement. 

Définition d’un logiciel ERP

Encore appelé PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français, l’ERP (Enterprise Ressource Planning) est un ensemble de modules connecté à une même base de données. Plus précisément, il s’agit d’un logiciel spécifique conçu pour faciliter la gestion des stocks, la gestion commerciale, la comptabilité ainsi que la facturation. Cet outil est généralement utilisé par les entreprises et parfois par les professionnels de l’industrie. Il est caractérisé par :

• L’utilisation de modules applicatifs distincts, interconnectés avec une base de données exclusive ;
• L’utilisation d’un moteur de workflow. Ce dernier modélise et suit les tâches d’un processus ainsi que les acteurs concernés dans son exécution.

Un logiciel ERP offre plusieurs avantages aux firmes. D’une part, il contribue au pilotage de la société en donnant une grande ouverture sur ses activités grâce aux tableaux de bord. D’autre part, il accélère la productivité de l’établissement en fluidifiant le passage des données et en autonomisant les processus opérationnels.

Quel est le rôle d’un logiciel ERP ?

Un logiciel ERP est un outil qui assure les fonctions de :

• Gestionnaire comptable : l’ERP établie les états financiers afin d’augmenter les performances de la société ;
• Gestionnaire de projet : avec un logiciel ERP, un projet peut être efficacement géré du début à la fin. Cela passe par la répartition des tâches avec une échéance à chaque activité.
• Gestionnaire des ressources humaines : l’ERP s’occupe du classement du personnel par ancienneté et par poste. Cet outil peut même organiser des formations pour les employés dans l’optique d’acquérir des connaissances qui feraient avancer l’entreprise.
• Gestionnaire des chaînes d’approvisionnement : le logiciel ERP traite les commandes des clients, suit les stocks et les inventaires.

Découvrez Kwixéo pour en savoir plus sur les fonctionnalités d’un tel logiciel. Pour une utilisation complète de tous les modules du logiciel ERP, certaines entreprises y ajoutent d’autres logiciels. C’est le cas du CRM (Customer Relationship Management) et du TMS (Treasury Management System). Ces logiciels ont respectivement pour rôle la gestion des relations client et la gestion des opérations financières des PME.

Logiciel ERP et cloud

Il arrive des moments où en travaillant, l’ordinateur s’éteint ou tombe en panne. En un instant, vous risquez de perdre une grande partie de vos données, voie même leur intégralité. Pour ne pas être confronté à cette situation désagréable, il est préférable de sauvegarder les informations sur le cloud. En d’autres termes, vous avez la possibilité d’héberger votre logiciel ERP sur en externe. 

Vous pourrez ainsi récupérer toutes vos données lorsque votre réseau informatique est en mauvais état. Un autre avantage de mettre votre logiciel ERP sur ce serveur distant est que vous bénéficiez d’une meilleure sécurité pour vos informations. De plus, vous pourrez travailler depuis n’importe quel endroit sans même être en possession de votre ordinateur, et ce grâce à internet.