Entreprise : Comment démarrer un processus de dématérialisation ?

La transformation numérique des entreprises est devenue une nécessité pour survivre à cette ère du digital. Cette transformation passe par un processus de dématérialisation long et complexe. Il s’agit d’un procédé sensible qui peut impacter l’organisation et le fonctionnement de votre entreprise dans son intégralité. Cet article va vous permettre d’attaquer ce défi de taille avec assurance.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

La dématérialisation au sein d’une entreprise est la transformation de toutes les informations matérielles en informations digitales. Elle ne concerne pas que les documents, mais aussi les processus. 

Ainsi, tous les documents papier seront transformés en fichiers numériques. Tous les processus de traitement classique (les procédures faites manuellement et sans logiciels spécialisés) seront remplacés par des outils spécifiques.

L’objectif final de la dématérialisation est de digitaliser toute l’entreprise. Certains intégrateurs comme Ricoh sont spécialisés dans la dématérialisation. Les entreprises sont ainsi accompagnées dans leur processus de dématérialisation. 

Les éléments constitutifs d’un projet de dématérialisation

La première question à se poser quand on veut démarrer un projet de dématérialisation est de connaître les éléments constitutifs. Les éléments qui vont constituer votre projet dépendent des besoins de votre secteur d’activité et de votre entreprise.

Le premier élément est la source. Les sources sont les documents à prendre en compte dans le projet de dématérialisation. On les analyse en prenant en compte le format, l’importance du document, les destinataires, les processus où il est utilisé et le volume à traiter.

Le second élément est la chaîne de capture. Son choix dépend des résultats d’analyse de la source. Le troisième élément est la gestion électronique des documents et le traitement des processus de métiers (il s’agit ici du stockage des documents numérisés et de leurs traitements). Enfin, il y a la connexion entre les documents numérisés et les applications métiers utilisées dans l’entreprise.

La méthodologie utilisée pour la dématérialisation

L’objectif de la dématérialisation ici est d’améliorer les performances de son entreprise. La réussite de cette amélioration repose sur la méthodologie du PDCA (Planifier, Développer, Contrôler, Ajuster).

La planification de la dématérialisation

La planification consiste à se poser quelques questions qui permettront de définir :

• Les documents à dématérialiser ;
• Les règles à respecter pour ce genre de document ;
• Les objectifs à atteindre ;
• Les indicateurs qui permettent de mesurer l’atteinte des objectifs ;
• Les activités et personnes impactées ;
• Les freins de cette procédure et comment les lever.

Les actions à mener pour développer le projet de dématérialisation

Un changement trop soudain des habitudes de travail risque de perturber les employés. On conseille pour cela une dématérialisation progressive. Après l’élaboration du plan de dématérialisation, il faut fixer une date de démarrage. 

Vous devez sélectionner le fournisseur de matériel et logiciel qui vous accompagnera afin de déployer les ressources technologiques. Vous pouvez ensuite sélectionner le personnel qui sera chargé du projet. Organisez une formation pour la prise en main des matériels et logiciels.

Contrôler l’efficacité de la dématérialisation

Avec les indicateurs de performances, il est simple de mesurer l’efficacité de la dématérialisation. S’il y a des améliorations qui n’étaient pas prévues, il faudra définir de nouveaux indicateurs afin de contrôler celles-ci.

Après quelques mois, vous aurez à faire un audit externe afin de vous assurer des résultats positifs du projet.

Faire des ajustements pour améliorer les résultats

C’est l’étape où, en fonction du bilan obtenu, on apporte des améliorations au processus de dématérialisation. Il est question de simplifier le processus de dématérialisation tout en mettant l’accent sur son efficacité.