Événement d’entreprise : l’organisation

De nombreuses personnes se lancent de nos jours dans l’organisation d’événements d’entreprise à la hâte, sans aucune notion des fondements de cette manifestation. Cependant, elles se rendent rapidement compte au final que le résultat n’est pas à la hauteur de leurs attentes. Voici quelques conseils pour réussir l’organisation de son événement d’entreprise.

Louez une tablette pour une gestion efficace de l’événement d’entreprise

L’organisation d’un événement professionnel nécessite une préparation minutieuse, car il y a un grand nombre de tâches à exécuter : liste de personnes à inviter, durée des activités, lieux à visiter, etc. Vous devez également prévoir un budget plus ou moins important en fonction de la taille de l’événement.

S’il est possible de prendre note de tous ces détails à la main, cela est plutôt risqué, car certaines informations peuvent vous échapper et la communication entre votre équipe et vous peut prendre un certain temps. Pour vous simplifier la tâche, il est recommandé d’utiliser une tablette en location qui vous permettra de stocker vos données professionnelles.

Par ailleurs, il est possible d’intégrer à votre tablette de location des logiciels de gestion de tâches qui peuvent vous être très utiles dans l’organisation de votre événement professionnel. La communication entre les différentes personnes chargées de l’événement s’en trouve également simplifiée, puisque chacun peut suivre en temps réel l’évolution de l’organisation depuis sa propre tablette.

En principe, la digitalisation limite la consommation de papier, et donc la production de déchet, raison pour laquelle de nombreuses entreprises se tournent vers le numérique. En dehors de l’image positive qu’elle donne de l’entreprise, la digitalisation est aussi très économique. Même au cours de votre événement, vous pourrez travailler sur votre contenu et le mettre à jour ou en ligne. L’analyse des données pourra se faire en direct et les informations peuvent être exploitées plus rapidement. Au bout du compte, votre projet événementiel sera encore plus rentable et intéressant si vous remplacez les dépenses d’impression papier par celles de la location de matériel informatique. Avant la remise à zéro du matériel, les données insérées peuvent être extraites de la tablette sans risque de confidentialité.

Pour l’organisation parfaite de votre événement d’entreprise, vous pouvez accéder à des applications web qui vous permettent de gérer votre événement facilement (identité des invités, partage d’informations sur le lieu et l’heure, liste des convives, programme, etc.).

Accordez beaucoup d’attention à la planification

Le plan doit tenir compte de la logistique, du contenu et de la promotion de votre événement d’entreprise. Pour bien réussir, vous devez créer un document pour toute l’équipe, à l’intérieur duquel tous les membres auront la possibilité de voir les tâches des autres. Ils se feront ainsi une idée globale de l’ensemble du projet d’événement professionnel. Vous devez préparer premièrement une liste des principales tâches, puis les détailler sous forme d’étapes spécifiques qui doivent être réalisées.

De plus, il est capital de préciser dans le plan le temps nécessaire pour accomplir une tâche. Ce temps est malheureusement souvent sous-estimé, ce qui rend la préparation plus lente que prévu. Vous pouvez aussi utiliser des modèles Google pour la planification. De même, Excel peut vous être utile.

Calculez votre budget en tenant compte des imprévus

Avant toute chose, prenez le soin d’examiner la liste des tâches et intégrez-les dans votre budget. Dans la mesure du possible, attribuez un coût à chaque tâche. Cela vaut aussi la peine de calculer des réserves qui serviront à affronter d’éventuelles situations imprévisibles. Il est d’usage de réserver 10 % du coût total estimé aux imprévus.

Par exemple, le budget dédié aux imprévus peut servir à louer du matériel de remplacement pour la sonorisation, la diffusion d’images, etc. Il peut aussi servir à faire face à des changements de dernière minute (obligation de changer de lieu suite à un incident, personnel à renforcer, etc.).

Soyez rigoureux sur les détails de l’organisation

Pour surprendre agréablement vos convives, prévoyez tout dans les moindres détails. Voici quelques questions que vous devez vous poser :

• Comment vos invités s’inscrivent-ils ?
• Qui est chargé d’accueillir les participants ?
• Quelle musique va être jouée ?
• À quoi ressemblent vos diverses présentations de séminaires ?
• Comment va s’habiller votre équipe ?
• Que faire lors des pauses ?

Par exemple, lors de l’inscription, les participants peuvent avoir la chance de jouer à des jeux ou de suivre des vidéos d’information qui leur attribueront des numéros dans l’optique d’une tombola le jour J. Essayez de surprendre les invités en réalisant des activités qui dépassent leurs attentes.

Répartissez les responsabilités entre les équipes

La répartition des tâches entre les membres de l’équipe est très importante non seulement au niveau de la préparation, mais également au cours l’événement. Répartissez les responsabilités par zone d’activité, c’est-à-dire qu’il vous faut un responsable pour l’inscription, un autre pour l’accueil des intervenants, un pour s’occuper de l’équipement et de la restauration, un autre pour la communication et la presse, etc.

Chaque responsable doit avoir des tâches à exécuter pour mener à bien son travail de supervision, avant, pendant et après l’événement, avec des indicateurs de résultats clairement définis à l’avance. Le jour J, chaque membre de l’équipe, selon la tâche qui lui incombe, doit être facilement identifiable grâce à son badge. Ainsi, chaque membre de l’organisation saura à qui s’adresser pour des questions spécifiques à régler, et chaque invité saura vers qui se tourner s’il a une préoccupation.

Pour la restauration, il est bien sûr recommandé de faire appel à des professionnels. Ces derniers ont l’habitude d’organiser des buffets et sauront proposer un men qui comblera tout le monde.

Communiquez suffisamment tôt sur l’événement

La promotion réussie d’un événement est surtout basée sur sa durée. Le type d’événement, les ressources internes, le public cible et le budget sont les principaux facteurs déterminant votre approche marketing. Lorsque vous faites le choix de vos partenaires médias, vous devez vous concentrer sur ceux qui ciblent votre public.

Il est plus avantageux d’avoir des partenaires ciblés, que de passer tout le temps à parler de votre événement d’entreprise à tout le monde. Vous pouvez aussi créer un message clé qui sera diffusé sur plusieurs canaux (réseaux sociaux, mail, TV et radio éventuellement, affiches, etc.). Assurez-vous que votre message soit bref et transmette exactement l’idée de l’événement à votre auditoire.

Plusieurs semaines à l’avance, vous devez vous assurer d’avoir informé les participants sur la façon de se rendre sur les lieux, d’avoir touché tous les invités VIP, s’il y en a, d’avoir préparé les documents imprimés et le contenu audio et vidéo, etc.

Faites les dernières vérifications avant la soirée

Prenez le soin de vérifier si chacun maîtrise ses tâches et responsabilités. Pour éviter tout problème, il est conseillé d’établir une liste de contrôle dans votre tablette. Cela permettra de savoir si tout fonctionne bien, si tout est en place, si tout est fait à temps. Vous devez vous assurer aussi que le programme de l’événement est mis à la disposition des membres de l’équipe d’organisation. Mettez également à la portée de tout le monde le numéro de téléphone principal, afin de communiquer avec le chef du projet événementiel en cas d’urgence.

Prêtez attention à l’accueil des invités

Assurez-vous que votre équipe respecte les règles et soit amicale envers les conférenciers, les participants et les partenaires. Elle doit prendre le temps d’écouter les préoccupations de chacun et de les satisfaire, même quand la fatigue commencera à se faire sentir et même si tout ne se passe pas comme prévu. Au final, les gens se souviennent généralement beaucoup de la manière dont ils ont été reçus que de ce que le conférencier a dit au cours de l’événement.