Logiciel de facturation : ce qu’il faut savoir avant d’en choisir un

Lorsqu’on gère sa propre entreprise et que l’on soit au régime individuel (autoentrepreneur) ou réel, il est nécessaire de gérer un minimum sa compatibilité. Cela comprend notamment l’étape de l’établissement des factures qui est obligatoire même si vous faites de la vente via un marketplace et que vous ne recevez pas directement l’argent des clients. Et pour cela, afin de vous faciliter les démarches, la solution la plus pratique est de recourir à un logiciel de facturation. Mais sur quels critères établir votre sélection ?

La certification NF525 pour les logiciels de facturation

Depuis l’entrée en vigueur de la loi de finances de 2015 le premier janvier 2018, la facturation des sociétés a subi de grands changements. En effet, cette loi stipule que toutes les entreprises assujetties à la TVA doivent utiliser un logiciel de facturation conforme aux nouvelles normes imposées. Il y a ainsi 5 grandes conditions pour que le logiciel soit en règle:

• Que les données soient inaltérables. Cela signifie donc qu’en cas de modification, il y aura toujours moyen d’accéder à la version précédente.
• Que les données soient sécurisées. Elles doivent donc être chiffrées afin qu’une personne extérieure ne puisse y avoir accès ou au pire les altérer.
• Que toutes les informations soient conservées pour 6 ans minimum. Car en cas de contrôle inopiné plusieurs années après, il faut être en mesure de pouvoir tout transmettre.
• Que les données soient archivées. Le but ici est d’en faciliter la lecture par les administrations concernées.
• Que les 4 conditions précédentes puissent être certifiées. Le logiciel doit ainsi faire la preuve à l’aide d’un organisme indépendant que toutes les autres exigences soient respectées.

Pour la dernière condition, un logiciel de facturation peut obtenir la certification NF525 délivrée par AFNOR qui rentre dans ce cadre. Il arrive également souvent qu’elle soit accompagnée de la certification NF 203 qui est assez similaire. En bref, si votre logiciel a l’une ou l’autre de ces certifications, vous pourrez dormir tranquille.

Faut-il absolument un logiciel utilisable en ligne ?

Le second gros critère concerne la possibilité ou non d’utiliser son logiciel de facturation en ligne. On peut penser dans un premier temps que c’est risqué puisque si quelqu’un peut accéder à nos identifiants, il a également le pouvoir de consulter toute la comptabilité et de voler des informations précieuses. Sauf que depuis la mise en place de l’authentification à deux facteurs, ce risque s’est considérablement réduit.

De plus, un logiciel de facturation en ligne n’a pas comme seul avantage d’être consultable depuis n’importe quel appareil. En effet, en cas de casse ou de vol d’un appareil, vos données seront toujours conservées sur le cloud. Pas d’inquiétude donc !