Réparation à domicile : comment garder une trace de vos interventions ?

Vous êtes un prestataire de services ? Vous effectuez des réparations à domicile ? Vous êtes probablement confronté à un problème de traçabilité à cet effet. Il existe plusieurs solutions qui peuvent vous aider à avoir un œil sur vos différentes réparations pour un meilleur suivi. Nous vous donnons ici les différentes astuces pour conserver les traces des différentes interventions que vous effectuez.

Le carnet autocopiant pour tracer les travaux effectués

Le carnet autocopiant est un classique en matière de comptabilité et d’archivage. Il est disponible en plusieurs formats. En effet, c’est un outil assez simple d’utilisation. Il vous permet d’écrire sur plusieurs feuilles en même temps. Vous allez ainsi économiser du temps, car vous écrirez une seule fois. Vous aurez également le bénéfice d’avoir à la fois plusieurs autres copies. Au final, vous pourrez fournir une facture au client et garder par la même occasion une copie pour votre bilan. Pour l’obtenir, vous devez procéder à la création du fichier des carnets autocopiants en le personnalisant selon vos souhaits. Vous avez plusieurs choix en la matière, à savoir :

• l’en-tête,
• la numérotation,
• le format (A3, A4, A6),
• le nombre de carnets,
• le nombre de couleurs,
• le nombre de feuillets, etc.

Une fois que vous avez franchi cette étape, vous n’aurez qu’à valider votre commande auprès d’un professionnel de l’impression et de la papeterie et attendre la livraison de vos carnets.

Le registre papier pour conserver une trace de votre intervention

En alternative au carnet, le remplissage manuel d’un registre papier peut vous servir. Il vous suffira de remplir un cahier dès que vous effectuez une réparation à domicile. Avec un stylo et un cahier prévu à cet effet, vous allez rédiger vos notes. Vous devrez cependant faire une facture au client une fois la réparation effectuée.

Assurez-vous de bien renseigner les dates et les interventions réalisées, le suivi vous sera plus facile. Il serait bien utile de faire un regroupement par trimestre, semestre et même par année selon le flux d’interventions que vous arrivez à mener à bien.

Un document Excel pour stocker les informations clés

Si vous savez utiliser des logiciels de traitements de texte, Microsoft Excel se présente comme une autre bonne alternative. Il vous donne plusieurs options, notamment dans la réalisation des tableaux et des feuilles de calculs. Vous serez plus à l’aise pour stocker et traiter par la même occasion vos données. Il faudra néanmoins saisir les formules adéquates au préalable pour que tout soit calculé de façon automatique.

Vous garderez ainsi des traces de vos interventions que vous pouvez regrouper par mois, par trimestre et par année. Vous pourrez envoyer le document par email au client ou alors l’imprimer pour le lui remettre directement.

Les logiciels de facturation

Sur internet, vous trouverez plusieurs outils qui disposent de fonctionnalités diverses et variées. Que vous ayez un budget serré ou pas, vous pourrez avoir des outils qui fournissent des modèles de factures pré-faites ainsi que d’autres solutions personnalisables plus complexes. Certains offrent ainsi :

• un suivi commercial,
• des fonctionnalités adaptées,
• une fluidité dans l’accès en ligne,
• et une certaine simplicité dans l’utilisation.

Ce sont des logiciels assez complets, à la fois pour la gestion de la facturation et le suivi client. Ils permettent de générer des devis, mais aussi des factures. Vous pourrez également réaliser aisément un suivi des paiements. Voilà donc autant de solutions afin de bien vous équiper et garder les traces de vos interventions.