Commerces : est-il obligatoire de disposer d’une caisse enregistreuse ?

Les commerçants doivent régulièrement se tenir au courant des obligations et des lois qui concernent leur secteur d’activité. C’est notamment le cas en ce qui concerne les déclarations fiscales, la comptabilité ou d’autres formalités de gestion courante. 

Il est certain que ce n’est pas chose aisée, mais prendre l’initiative de vous informer régulièrement est nécessaire pour éviter tout malentendu ou désagrément avec l’administration. 

Une question que se posent beaucoup de commerçants concerne les caisses enregistreuses. Est-il obligatoire d’en utiliser une pour ses transactions ? Quels sont les critères pour qu’elle soit reconnue par les autorités ? 

Si ces questions vous trottent dans la tête actuellement, alors vous trouverez les réponses en poursuivant la lecture de cet article. 

La caisse enregistreuse est-elle obligatoire pour un commerçant ?

Les commerçants n’ont aucune obligation d’utiliser une caisse enregistreuse quelle que soit leur activité. 

Certaines enseignes traditionnelles aiment bien garder les habitudes de leurs ancêtres et s’occuper de leurs comptabilités manuellement. Cela peut apporter beaucoup de charme à un commerce, surtout si l’on entre chez un caviste, un cordonnier ou tout autre artisan. 

La loi laisse donc le choix au commerçant d’utiliser une caisse enregistreuse certifiée ou de réaliser toutes les transactions manuellement. Dans ce dernier cas précis, le gérant effectue toutes ces opérations à l’aide d’une calculatrice et remplit un carnet de souche pour remplacer le ticket de caisse qui fait partie intégrante de notre quotidien. 

Pourquoi certains commerçants préfèrent-ils tout faire manuellement ? 

Certains commerces n’ont pas un grand nombre de règlements en espèces ou ont l’habitude de travailler avec d’autres entreprises. 

Les règlements se font avec des méthodes de paiements différentes, ce qui ne nécessite pas l’utilisation d’une caisse enregistreuse. Dans ce sens, les commerçants préfèrent faire des économies et surtout gagner de la place dans leurs locaux.

En revanche, de nombreux commerçants n’ont pas encore franchi le pas et devraient le faire pour éviter les erreurs de calcul.

Dans la pratique, on peut affirmer qu’une caisse enregistreuse est indispensable. Bien entendu, il faut que celle-ci respecte certains critères.

Quels sont les critères à respecter pour une caisse enregistreuse ? 

Si elle n’est pas indispensable pour les commerçants, toute caisse enregistreuse a l’obligation d’être certifiée. Que vous soyez un commerçant assujetti à la TVA ou exempt de cette taxe, vous devez absolument vous assurer que le logiciel de caisse soit certifié NF525. 

C’est-à-dire que votre caisse doit être sécurisée au niveau de la conservation, de l’archivage, de l’inaltérabilité et de la sécurisation des données. 

En principe, vous ne devriez pas avoir de souci de ce côté-là si vous vous rendez chez un professionnel reconnu dans la vente de caisses enregistreuses. Vous pouvez même trouver des modèles adaptés à votre secteur d’activité. 

Si ces critères vous semblent trop techniques, rappelez-vous de l’essentiel : les données ne doivent pas être enregistrées par votre caisse et ne doivent pas être modifiables (en cas d’annulation, vous pouvez ajouter des lignes). 

Enfin, le logiciel de caisse doit pouvoir conserver vos données pendant 6 ans et comporter des clôtures périodiques.