Tout comprendre sur la sécurité et la confidentialité de la gestion des archives
Que vous possédiez une entreprise ou que vous soyez un corps administratif d’État, vous disposez d’archives. Conserver celle-ci est essentiel en plus d’être obligatoire. Par conséquent, vous devez impérativement les avoir près de vous. Cependant, elles ne sont pas forcément accessibles à tous. En effet, il y a une distinction entre les archives privées et les archives publiques. Pour les consulter, il faut parfois avoir besoin d’une autorisation. Tout cela participe à la sécurité et à la confidentialité de la gestion des archives. Dans cet article, nous allons vous éclairer sur ce sujet ou de nombreuses personnes se trompent vis-à-vis de la loi.
Quel est le rôle des archives ?
Les archives jouent un rôle essentiel dans la gestion d’une entreprise ou d’un État. En effet, elles permettent de conserver les traces du passé. Ainsi, on peut revenir sur celles-ci pour en consulter les dossiers, retrouver des informations oubliées… Mais en cas de problème, la justice et ses enquêteurs peuvent aussi avoir accès à énormément d’informations de cette manière. Par conséquent, gestion des archives doit être assurée au sein de ces établissements.
Pourquoi les archives sont confidentielles et sécurisées ?
Au même titre que le secret professionnel, la gestion des archives est soumise à un code strict de confidentialité mais aussi de sécurité. La confidentialité signifie que toutes les personnes en possession de ces dossiers ne sont pas autorisées à les divulguer. La sécurité quant à elle, protège les archives des intrusions malhonnêtes. Certaines personnes n’ont pas d’intérêt à ce que les informations stockées soient divulguées pour la préservation de l’entreprise. Ces dossiers pourraient alors être détournés pour desservir le porteur. C’est ce que l’on appelle les archives privées.
Quelle est la différence entre les archives publiques et les archives privées ?
Les archives privées sont strictement confidentielles et sécurisées. Personne ne peut y avoir accès hormis leur gardien. À noter qu’avec le temps, certaines archives privées se déclassifient et deviennent soudainement publiques. Toutefois, il est très rare que ce soit le cas pour les entreprises.
Pour ce qui est des archives publiques, elles regroupent les suivantes :
- Les documents qui relèvent des activités de l’État et des entreprises publiques
- Les documents qui procèdent de l’activité des organismes de droit privé
- Les minutes détenues par les personnes hautement gradées au sein de l’État
Grâce à cela, tout le monde peut retrouver des informations essentielles en plus de forcer les émetteurs d’archives à être transparent.
Qui est concerné ?
Les personnes concernées par la gestion des archives comme nous les avons décrites plus haut sont les différentes activités d’État, les entreprises, les organisations… En somme, toutes les entités témoignant d’une activité sur le territoire doivent posséder des archives. Si vous souhaitez mettre une entreprise sur pied, il est indispensable que vous en ayez en conservant les gestionnaires de comptabilité, de secrétariat, vos notes…
Si vous souhaitez creuser le sujet et mieux comprendre les aspects légaux de la gestion administrative, sachez que ces informations sont expliquées selon la Loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives.
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