Permanence téléphonique médicale : comment maîtriser les coûts ?

Pour un médecin, la réalisation de certaines tâches administratives et la réception d’appels demandent du temps. Cela l’oblige parfois à délaisser le cœur de son métier. Pourtant, il doit offrir un accueil téléphonique de qualité pour entretenir une bonne relation avec ses patients. Dans ce cas précis, le télésecrétariat s’impose comme la solution idéale. Encore faut-il adopter les bonnes pratiques pour maîtriser les coûts.

En quoi consiste la permanence téléphonique médicale ?

La permanence téléphonique médicale désigne l’ensemble des activités à réaliser pour :

• assurer l’accueil téléphonique des patients,
• réaliser les tâches administratives,
• gérer l’agenda des médecins (la prise et l’annulation des rendez-vous).

Pour assurer votre permanence téléphonique médicale, deux solutions s’offrent à vous. Soit vous engagez une équipe ou une secrétaire médicale en interne pour assurer les différentes tâches. Soit vous optez pour l’externalisation. Vous pouvez par exemple faire appel à A3COM, une société experte en télésecrétariat et en gestion de la permanence téléphonique.

Le télésecrétariat : une solution rentable

Force est de constater que de plus en plus de médecins optent pour le télésecrétariat. Ils font appel à un prestataire externe pour assurer à distance :

• la réception des appels téléphoniques des patients et des partenaires,
• le transfert des appels urgents sur une ligne de téléphone portable,
• la gestion de l’agenda, notamment la prise et l’annulation des rendez-vous.

Notez qu’il est aujourd’hui possible de travailler avec un agenda en ligne. Le recours aux services d’un télésecrétaire s’avère avantageux pour différentes raisons. D’abord, le prestataire vous facture en se basant sur votre consommation. De plus, vous pouvez choisir parmi différentes formules de permanence téléphonique. Selon vos besoins et votre budget, optez pour :

• un forfait d’une journée,
• un forfait de quelques heures,
• un forfait de quelques jours par semaine.

Le concept reste le même : vous ne payez que pour les prestations données. Le tarif est proportionnel au nombre d’appels traités. Autre avantage : le coût de la sous-traitance est plus avantageux que faire travailler une équipe en interne. Embauchez du personnel pour traiter vos appels téléphoniques coûte cher à votre entreprise médicale. Dans ce cas, vous devez payer un salaire mensuel fixe auquel s’ajoutent les charges patronales et les assurances. Vous devez également vous acquitter des heures supplémentaires et des congés payés. En fonction de vos horaires de travail ainsi que du nombre de vos patientèles, vous devez engager plus d’une personne pour effectuer le travail : une personne pour travailler le jour et l’autre pour travailler la nuit.

Ce n’est pas tout. Vous devez également investir dans un matériel adapté (standard, téléphone, logiciel, etc.). Sans oublier les fournitures et le mobilier de bureau nécessaires pour accueillir un nouveau collaborateur interne. Tout cela représente un investissement important.

Les autres avantages du télésecrétariat

Sous-traiter votre permanence téléphonique médicale ne vous permet pas seulement de faire des économies. Comme pour toute entreprise, sous-traiter les besoins en téléphonie offre de nombreux avantages. Le recours au télésecrétariat constitue par exemple une solution gain de temps. Vous travaillez avec des professionnels qui sont tout de suite opérationnels. Vous ne perdez pas votre temps à chapeauter et à guider un nouveau membre du personnel qui doit en premier temps s’adapter à son lieu de travail. Vous n’avez pas non plus à vous occuper du recrutement et de la formation. En d’autres termes, vous vous concentrez sur votre cœur de métier. De quoi booster votre productivité et votre efficacité.

Le télésecrétariat médical vous permet également d’offrir un meilleur service à votre patientèle. Un télésecrétaire médical est une personne spécialisée dans le domaine de la santé et des soins à la personne. Autrement dit, il a suivi une formation sur le télésecrétariat. Il ne va donc pas répondre à chacun de vos patients de la même façon comme un robot ou une messagerie vocale. Au contraire, il assurera un accueil personnalisé.

Un télésecrétaire médical est également capable d’identifier les raisons d’appel et de mesurer le degré d’urgence. Il peut orienter tous vos appels en fonction des besoins et de la demande de chaque patient. Quand vous externalisez votre permanence téléphonique médicale, vous pouvez donc être sûr que vos patients seront bien reçus. Vous serez également sûr que le prestataire ne laissera pas le téléphone sonner dans le vide. Vous ne risquez donc pas de perdre un patient à cause d’un appel manqué.

Vous n’avez pas non plus à vous soucier de votre agenda. Votre télésecrétaire médicale se charge de tout à distance. Le télésecrétariat médical est donc une option intéressante. Il suffit de bien choisir votre prestataire. Prenez également le temps d’étudier chaque offre pour être sûre qu’elle s’adapte à vos besoins et à votre budget.