Dématérialisation : quels enjeux pour les entreprises ?

De plus en plus d’entreprises pratiquent la dématérialisation, car elle apporte des solutions à plusieurs problèmes. En effet, cette méthode est devenue indispensable pour les entreprises d’aujourd’hui, à cause des nombreux avantages qu’elle offre en matière de développement numérique. Mais ce concept n’est pas connu sous tous ses angles, surtout en ce qui concerne ses enjeux pour les entreprises qui l’ont adopté ou qui hésitent à le faire.

En quoi consiste la dématérialisation ?

La dématérialisation est considérée comme le remplacement des fichiers d’information matériels par des fichiers informatiques. 

De façon plus claire, elle consiste à convertir les supports d’information analogiques ou documents papiers, en des données inscrites sur des supports numériques. La dématérialisation comprend donc la dématérialisation des documents ou numérisation, la dématérialisation des échanges, et enfin la dématérialisation des activités et processus. 

Mais qui dit dématérialisation, dit aussi gestion. En effet, après le passage des fichiers matériels en fichiers numériques, il faut pouvoir les gérer de façon adéquate. Ici intervient la gestion électronique des documents (GED) qui permet de gérer désormais les informations plus efficacement. Pour aller plus vite, de nombreuses structures spécialisées en dématérialisation telles que ARD Com peuvent accompagner votre entreprise dans ce processus.

Comment la mettre en place ?

Maintenant que vous en savez un peu plus sur la dématérialisation, il est temps de voir comment la mettre en place. Pour ce faire, plusieurs solutions sont offertes aux entreprises. L’une d’entre elles est de commencer par la numérisation des documents. Il s’agit d’effectuer la dématérialisation des documents comme les factures, les courriers, les fiches de paie, etc. 

Ensuite, on procède à l’archivage des documents numérisés grâce à un système d’archivage, afin de les conserver. Cette conservation est généralement possible grâce à un hébergement mutualisé sur un Cloud pour les entreprises. Vous pouvez ensuite accéder à vos informations sur votre espace de travail virtuel depuis n’importe où.

Afin de ne pas perdre les données archivées, il convient d’installer une infrastructure réseaux solide. Elle sécurise parfaitement les données tout en se chargeant de la sauvegarde en continu des données de l’entreprise. La prochaine étape est l’intégration des étapes de l’évolution du document et la certification de ces documents pour finir.

Quels sont les enjeux et avantages pour les entreprises ?

L’enjeu majeur de la dématérialisation est la conservation ainsi que l’archivage des documents en format électronique. La dématérialisation réduit les risques de perte ainsi que la consultation illégale des documents car la traçabilité et le suivi des documents sont améliorés. 

Le défi pour les entreprises est alors de pouvoir sélectionner et adopter la méthode et le support numérique adaptés à leurs besoins. Elles doivent également y associer un protocole sophistiqué de sécurité pour être à l’abri du piratage, des pertes de données, etc.

En outre, grâce à la dématérialisation, les informations sont centralisées et leur accès est plus rapide. Celles-ci sont donc gérées plus efficacement, et leur partage est instantané. Le traitement des dossiers devient ainsi simplifié, ce qui améliore la productivité de l’entreprise. En cas d’incidents comme les incendies ou tremblement de terre, les documents papiers seront perdus, mais ceux numériques seront restaurés grâce au Cloud. Ces documents étant moins utilisés, l’environnement est préservé. Ce qui rend votre entreprise éco-responsable.