5 choses à penser lors d’un déménagement de bureaux

Réduction des charges ou besoin de plus d’espace, le changement de bureaux est envisageable dans plusieurs conditions. Mais ce transfert peut être un véritable casse-tête si l’organisation ne se fait pas de la bonne façon. Découvrez 5 détails incontournables pour réussir un projet de déménagement de bureaux.

Les démarches administratives

Bien avant de finaliser son déménagement, l’entreprise est tenue d’effectuer quelques démarches administratives.

Changement d’adresse

Afin de changer d’adresse, le chef d’entreprise doit faire une déclaration de déménagement au CFE, à l’URSSAF, au service des impôts, à pôle emploi, à la banque, etc. De plus, une notification de transfert par mail ou par courrier doit être envoyée aux clients, partenaires et investisseurs. 

Par ailleurs, le changement d’adresse doit également être mentionné sur le site internet de l’entreprise, sur les cartes grises des véhicules professionnels et sur tous les supports de communication utilisés.

Résiliation et signature des contrats

Lorsque vous quittez vos locaux actuels, vous devez penser à résilier tous les contrats existants. Contactez alors les fournisseurs de divers services que sont : électricité, chauffage, eau, ligne téléphonique, assurance, etc. Vous devez ensuite penser à signer de nouveaux contrats pour vos futurs locaux. Sans quoi, les premiers jours dans ces bureaux tout neufs ne seront pas très agréables.

La gestion du système de sécurité informatique dans les nouveaux locaux

Compte tenu de la sensibilité du réseau informatique de toute entreprise, il est important de bien planifier et gérer le déménagement du parc informatique. Vous pourrez par exemple faire la gestion du parc informatique et de la cybersécurité avec Becycure pour une meilleure protection de vos données.

En amont, un inventaire de l’architecture informatique existante (matériel et logiciel) permet de bien assurer la sécurité du nouveau réseau informatique. Elle aide en effet à diagnostiquer les failles de sécurité et à trouver le meilleur moyen de procéder à une migration sans danger. Les mêmes protocoles de sécurité appliqués à l’ancienne installation demeurent valables dans les nouveaux locaux

La communication interne avec les salariés

Pour réussir le déménagement des bureaux, la communication au sein de l’entreprise doit être fluide. Chaque collaborateur doit être informé du projet. Situation géographique, motivation de transfert, jour de déménagement sont quelques détails qu’il faut communiquer. Vos collaborateurs pourront se préparer psychologiquement et seront en mesure de mieux s’organiser. 

La communication permettra également de recueillir les avis du personnel, pour créer un meilleur environnement de travail.

Recherche d’une société de déménagement

L’entreprise peut se charger elle-même du déménagement. Mais pour gagner du temps, elle peut contacter des déménageurs professionnels. Notez que la majorité des prestataires proposent une évaluation gratuite du coût d’un déménagement. De plus, les services varient d’une structure à une autre. Vous aurez donc à choisir votre prestataire en fonction de vos besoins et attentes.

L’aménagement des nouveaux locaux

L’aménagement des nouveaux locaux est très important. En effet, vous devez faire en sorte que vos collaborateurs soient à l’aise. Un inventaire et un tri du mobilier et des équipements doivent se faire en amont. La commande du matériel nécessaire doit être anticipée. De plus, les divers travaux à réaliser dans les nouveaux locaux doivent être réalisés avant le déménagement. En outre, la décoration des bureaux n’est pas à négliger, elle doit inciter au travail.