Comment faire l’inventaire d’une entreprise ?

Selon la loi, toute entreprise à but lucratif a l’obligation légale de faire un inventaire une fois par an (au moins) à la date de clôture des comptes. Ce dernier doit obligatoirement être consigné dans le livre d’inventaire qui, avec le Bilan et Compte de résultat annuel, sera transmis au greffe du tribunal. Si vous souhaitez connaître ce qu’il faut mettre dans un inventaire, vous êtes au bon endroit. Après lecture de cet article, vous aurez une idée précise du comment faire un inventaire pour une entreprise.

Un inventaire, qu’est-ce que c’est ?

Comme notifié plus haut, un inventaire est un outil indispensable pour toute entreprise à but lucratif. Il consiste en la réalisation de l’ensemble des actifs et passifs du bilan comptable, raison pour laquelle il doit être fait de manière régulière. Il s’agit donc d’une pratique qui consiste à compter toutes les possessions d’une entreprise c’est-à-dire son patrimoine. À noter que ce dernier inclut les biens mobiliers et immobiliers, les dettes, les créances et autres de l’entreprise. En bref, un inventaire permet d’avoir une estimation exacte du patrimoine de l’entreprise.

C’est en quelque sorte grâce à un inventaire qu’une entreprise est en mesure :

• de fixer la valeur du stock présent dans l’entreprise,
• de vérifier s’il y a manque, perte ou vol de marchandise,
• de détecter une éventuelle erreur de gestion.

Pourquoi est-il important de réaliser des inventaires d’une entreprise ? Tout simplement parce que cela permet au commerçant d’enquêter (si besoin) sur l’origine des erreurs de gestion de stock ou des disparitions. 

Les différents types d’inventaire

Faire l’inventaire d’une entreprise, c’est évaluer la situation de l’ensemble des possessions de cette dernière. Il existe différent type d’inventaire dont : l’inventaire de caisse, l’inventaire des stocks et même l’inventaire des immobilisations d’une entreprise.

Inventaire de caisse

Il s’agit de la vérification de l’ensemble des opérations inscrites dans le journal de caisse. C’est grâce à l’inventaire de caisse qu’une entreprise peut relier le solde théorique au solde physique. Il s’agit généralement d’un inventaire annuel. Cependant, de plus en plus d’entreprises le font de manière régulière. 

L’objectif de ce genre d’inventaire est d’éviter tout écart entre ce qui doit être dans la caisse et ce qui s’y trouve physiquement.

Inventaire des immobilisations

Il se fait généralement à la fin de l’exercice comptable. Il prend en compte aussi bien les immobilisations corporelles que les immobilisations financières. Comme les inventaires précédents, l’inventaire des immobilisations doit être fait au moins une fois l’an.

Inventaire des stocks

Il prend en compte les marchandises, les matières premières, les produits en cours de fabrication, mais aussi les produits finis. En bref, l’ensemble des produits invendus. Cet inventaire doit forcément être réalisé une fois l’an (au minimum). 

L’objectif de cet inventaire est de veiller à ce qu’il n’y ait aucun écart c’est-à-dire aucun produit en plus ou en moins. Mais au cas où il y aurait véritablement un écart, l’entrepreneur devra enquêter pour en identifier la cause.

Comment s’y prendre ?

Effectuer un inventaire, c’est déterminer de façon quantitative les stocks, et ce, par le biais du comptage du nombre d’unités présentes physiquement dans l’entreprise. 

Lors de la réalisation d’un inventaire, il est capital que l’entreprise procède à une « fermeture pour cause d’inventaire ». Notons que cette procédure demande à ce que toute l’équipe de l’entreprise soit mobilisée afin que tous les éléments du stock soient comptés. Par ailleurs, il est important de veiller à ce que les quantités physiquement présentes ne soient en aucune façon perturbées par l’affectation d’une vente.

Pour réaliser un inventaire de qualité, il est primordial de respecter différents principes dont :

• le principe de comptage : Une entreprise est tenue d’établir des feuilles de comptages qui doivent impérativement être remplies au stylo à encre. De plus, ces dernières doivent forcément être validées puis signée par un responsable de service. C’est en fait ce dernier qui est en droit d’effectuer les vérifications sur le comptage préalablement effectué ;
• le principe de séparation des tâches et de supervisions : Il est primordial de monter des équipes de comptage composées d’unités opérationnelles. De plus, il faut toutefois veiller à ce que ces dernières soient supervisées par un responsable de service. Le but étant de réduire les risques de fraude ;
• le principe d’exhaustivité : Tous les stocks doivent forcément être recensés puis comptés. Il est important de veiller à ce que tous les recoins de l’entreprise soient vérifiés : comptoirs, réserves, magasins…

La méthode

Deux principales méthodes permettent de réaliser l’inventaire du stock physique d’une entreprise. Il s’agit de :

• L’inventaire permanent : Il s’agit de répertorier en temps réel les entrées ainsi que les sorties de stock. L’entreprise doit pour cela comptabiliser chacune des entrées et sorties de stocks. Cette méthode est très appréciée des entreprises disposant d’un grand nombre de stocks.
• L’inventaire physique : Encore connue sous l’appellation d’ « inventaire tournants » ou d’« inventaire intermittent », cette méthode doit absolument être réalisée une fois l’an. Il faut cependant veiller à ce qu’elle soit faite à la clôture de l’exercice puisque requérant une cessation temporaire de l’activité de l’entreprise.

Valoriser des stocks présents à l’inventaire

À la fin de l’inventaire, l’entreprise doit procéder à la valorisation des stocks en déterminant un coût moyen d’achat au cas où l’entreprise serait purement commerciale. Mais s’il est question d’une entreprise dont l’activité relève principalement de la production, il faudra, dans ce cas, déterminer un coût de production.

Plusieurs méthodes sont utilisées pour valoriser les stocks d’un inventaire. On peut citer :

• la méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP) : Il se calcule à la fin de l’exercice comptable. Il se détermine via la formule : CUMP = [Valeur Stock Initial + Valeur des Entrées – Valeur des Sorties] / [Quantité Stock Initial + Quantités Entrées – Quantités Sorties]. La valorisation du stock global s’obtient en faisant : Quantité Comptable × CUMP

• la méthode Premier Entré Premier Sorti (PEPS) : Cette méthode est très utilisée dans les PME. Elle présente une utilisation relativement simple : seules les quantités arrivées en premières places dans les stocks de l’entreprise sont vendues en premier. La logique est d’ordre purement chronologique ;
• de la méthode Dernier Entré Dernier Sorti (DEDS)

Faire l’inventaire d’une entreprise n’est pas toujours une simple affaire et ce, même si vous faites usage d’un logiciel de gestion des stocks. Il vous faut en effet garder à l’esprit que les logiciels ne sont pas sans faille. Vous devez donc forcément inclure le facteur humain. N’hésitez toutefois pas à faire un contrôle des stocks régulier.