Comment bien recruter une secrétaire indépendante ?

Recruter une secrétaire indépendante compétente est crucial pour assurer une gestion administrative efficace et permettre à l’entreprise de se concentrer sur ses activités principales. En l’absence de recommandations fiables, voici comment choisir le bon profil.

Recruter une secrétaire indépendante à l’aide d’un réseau professionnel

Il existe des agences de recrutement spécialisées dans la mise en relation de secrétaires indépendantes avec des entreprises ou des entrepreneurs. Elles permettent d’accéder à un vivier de candidats qualifiés aux profils divers qui ont été préalablement évalués.

Il est possible de rechercher une secrétaire indépendante et de demander un profil spécialisé dans un secteur donné (commercial, juridique, médical, comptabilité…). Le demandeur formule simplement ses critères de recherche. L’agence se charge de lui envoyer une assistante dans ses locaux ou un professionnel disponible à distance, s’il préfère le télétravail.

La secrétaire affectée est hautement qualifiée et connaît le métier du demandeur. Après la confirmation de la demande, elle peut être disponible sous 48 h et immédiatement opérationnelle, sans aucune formation préalable. Elle est liée par une clause de secret professionnel pour la protection des données du demandeur.

Pour sa rémunération, elle est payée uniquement selon le temps de travail effectué, sans aucun engagement de volume horaire ou de durée. L’employeur peut décider à tout moment d’un arrêt du service par un préavis de 48 h. En cas d’absence constatée, l’agence procède à un remplacement pour continuer le travail.

Rédiger une description de poste spécifique, claire et concise

La description à fournir doit renseigner clairement le rôle de la secrétaire indépendante ainsi que les tâches principales à accomplir et les résultats attendus. Habituellement, les missions de la secrétaire indépendante sont :

• la gestion des appels téléphoniques,
• la planification des rendez-vous,
• la gestion des courriers électroniques,
• la préparation des rapports,
• la gestion des dossiers.

Il peut être aussi utile de renseigner les compétences, les qualifications et les expériences nécessaires pour occuper le poste. La description doit également mentionner si le poste est à temps plein ou à temps partiel, en présentiel ou à distance. Toutes ces informations sont nécessaires pour trouver le bon profil de candidats et éviter tout malentendu sur les responsabilités du poste.

Évaluer les profils de secrétaires potentielles : quelques conseils

Après obtention d’une liste de candidats potentiels, il est essentiel de procéder à une analyse des profils pour choisir le candidat le plus qualifié. La première chose à faire est de comparer chaque candidat avec la description de poste précédemment rédigée. Cela permet de s’assurer que les compétences, les qualifications et les expériences des profils correspondent aux exigences demandées.

Ensuite, une expérience pertinente avec le métier du demandeur peut être un facteur décisif pour départager les candidats. Les secrétaires qui ont déjà travaillé dans son secteur d’activité ou sur un secteur similaire sont plus aptes à comprendre les exigences du terrain et à s’adapter plus rapidement.

Une secrétaire indépendante compétente doit aussi avoir une maîtrise des outils bureautiques (Microsoft Office) et des logiciels de gestion des tâches. Elle doit également avoir des capacités organisationnelles. Il est donc conseillé de rechercher, chez les candidats potentiels, des preuves de leur capacité à gérer des calendriers, à hiérarchiser des tâches et à gérer efficacement leur temps. Si cela est possible, un test de compétences pratiques peut être utile pour évaluer les aptitudes et faire le bon choix.