Ateliers à distance : comment animer vos rétrospectives agiles ?

La rétrospective agile possède de nombreuses appellations : rétrospective d’itération, sprint rétrospective, rétrospective d’équipe… Elle donne à chaque équipe l’opportunité d’apprendre et de progresser. Plus concrètement, cette pratique permet de mener une réflexion collective sur l’efficacité, le fonctionnement et les ressources d’une équipe. Une bonne rétrospective à distance relève de la responsabilité de chaque membre. Toutefois, l’animation d’une rétrospective reste essentielle pour s’assurer que l’équipe se sente concernée et que les membres disent ce qu’ils pensent.

Voici des conseils pratiques pour animer des rétrospectives agiles à distance.

Choisir un format d’atelier en distanciel

Une fois l’objectif fixé, il faut choisir un format permettant de tirer le meilleur parti de la rétrospective. On distingue essentiellement les formats classiques et les formats scénarisés. Parmi les formats classiques, on retrouve :

• le Start/Stop/Continue : il répond aux questions suivantes : que faudrait-il commencer à faire ? Que faut-il continuer et que faut-il arrêter ?
• les 4 L: les participants devront s’exprimer sur ce qu’ils ont apprécié (Liked), appris (Learned), manqué (Laked) et ce qu’ils désireraient (Longed For).

Les formats scénarisés que vous trouverez si vous cliquez ici utilisent divers scénarios pour atteindre un objectif : par exemple, le format Jeux olympiques utilise les symboles des jeux pour aider les participants à identifier leurs axes d’amélioration.

Définir l’objectif de la réunion

La rétrospective agile aide chaque membre de l’équipe à réfléchir sur la bonne manière de travailler et progresser. D’où l’intérêt d’aborder les priorités de l’équipe et d’engager les participants dans des conversations qui permettent de créer un plan d’action efficace. Pour former des équipes, il est aussi essentiel d’acquérir les compétences en management nécessaires.

Les équipes abordent généralement 10 dimensions de thème pendant une rétrospective à distance :

• la mission (les objectifs de l’entreprise)
• l’ownership (l’autonomie de l’équipe)
• les valeurs
• le process
• les rôles des participants
• la collaboration
• les ressources matérielles et les supports
• l’apprentissage
• l’ambiance de travail

Animer une rétrospective agile avec une histoire

Il est possible de créer une histoire pour définir le cadre d’une rétrospective agile. Cette solution rend l’activité plus interactive. L’histoire se compose généralement :

• d’une introduction à l’aide d’un message d’accueil
• d’une réflexion individuelle avec un minuteur
• d’un partage d’idées
• d’un choix de sujets à traiter
• d’une identification d’actions
• d’une fin avec un message de remerciements et un compte rendu de la rétrospective

La création d’une histoire rend la rétrospective dynamique. Chaque étape correspond en effet à un chapitre où quelque chose de nouveau se produit : apparition de nouvelles colonnes, sondages, fonds d’activité…

Personnaliser les activités de l’atelier

Il est possible de créer des activités personnalisées pour animer une rétrospective :

• les activités tableau : l’idée est de personnaliser l’affichage des cartes et des colonnes. L’on peut également choisir les couleurs et les fonds d’écran,
• les activités vote : elles permettent de choisir le type de vote, les commentaires ainsi que les récurrences,
• les activités planning poker : c’est l’idéal pour organiser l’estimation de tickets.

Inviter facilement les participants aux activités à distance

De nombreux outils permettent de faciliter l’invitation des participants. Il est par exemple possible de leur demander de créer un nouveau compte. Il suffit de leur communiquer un lien d’activité pour qu’ils interagissent dans la rétrospective. Les participants peuvent rejoindre la rétrospective en renseignant leur nom ou de façon anonyme.